Conheça as características e os diferenciais do Business Intelligence 3.0

Business Intelligence 3.0 ou apenas BI é uma estratégia que combina análise empresarial, mineração de dados, visualização de dados, ferramentas e infraestrutura de dados para promover a melhor tomada de decisões dentro de uma empresa.

Na prática o business intelligence usa esses dados para gerar mudanças positivas, eliminar a ineficiência e se adaptar às mudanças no mercado e na cadeia de fornecimento.

As soluções mais modernas de BI dão prioridade a análise de autoatendimento flexível, dados governados em plataformas confiáveis, a autonomia dos usuários comerciais e o acesso rápido à informação.

O que é business intelligence?

É um termo abrangente que engloba os processos e métodos de coleta, armazenamento e análise de dados das operações ou das atividades com o objetivo de otimizar o desempenho dos negócios.

Com a nova oportunidade da aplicação do BI muitos gestores não tomam mais as decisões dentro da empresa baseados apenas nas experiências vividas por não serem mais efetivas.

Como seria então a análise da autonomia dos usuários comerciais de licenciamento ambiental? O gestor da área encontraria benefícios ao utilizar o BI?

Nos últimos anos o business intelligence passou a incluir mais processos e atividades para a melhoria do desempenho. 

Dentre esses processos estão incluídos:

• Mineração de dados;
• Geração de relatórios;
• Benchmarking e métricas de desempenho;
• Análise descritiva;
• Consultas;
• Análise estatística;
• Visualização de dados;
• Análise visual;
• Preparação de dados.

O business intelligence engloba uma série de ferramentas, aplicativos e métodos que possibilitam às empresas coletarem dados de sistemas internos e fontes externas da empresa especializada em envidraçamento de sacada.

As ferramentas utilizadas business intelligence têm a capacidade de acessar e examinar conjuntos de dados, com o objetivo de apresentar os resultados em relatórios analíticos, resumos, painéis gráficos e mapas.

O business intelligence concentra todas as informações em um local chamado Data Warehouse. Um Data Warehouse é um repositório central de informações.

Essas informações são analisadas para decisões mais adequadas possam ser adotadas, porque os dados fluem de sistemas transacionais, banco de dados relacionais e outras fontes com cadência regular.

As métricas de análise vêm de diferentes fontes de dados, como sistemas ERP, CRM, planilhas e arquivos de textos que podem ser visualizados em grupo.

ERP, Enterprise Resource Planning traduzido como “Planejamento dos Recursos da Empresa”. É um software de gestão empresarial e serve para automatizar processos manuais, armazenar dados e unificar a visualização dos resultados.

Portanto, o uso do ERP quando utilizado armazena dados da empresa inspeção veicular, unificando a visualização dos resultados para que um grupo possa analisar.

Importância do business intelligence

Ele é importante porque possibilita que as empresas e as organizações façam perguntas aos dados coletados e encontrem as respostas adequadas e com isso a tomada de decisões passam a ser melhores.

Os responsáveis pela análise desses dados conseguem identificar mais facilmente as tendências do mercado com o objetivo de aumentar as vendas e os lucros.

Estando os dados certos eles podem contribuir até com o recrutamento de pessoal em uma empresa de limpeza e serviços gerais.

Listamos nesse artigo alguns exemplos do auxílio do BI quando aplicado nas empresas que por consequência tomam melhores decisões e todas elas são impulsionadas por dados:

• Identifica formas de aumentar os lucros;
• Analisa o comportamento dos clientes;
• Comparar dados com a concorrência;
• Acompanha o desempenho;
• Otimiza as operações;
• Prevê o sucesso;
• Identifica tendências de mercado;
• Descobre erros ou problemas.

Ao coletar dados essenciais e realizar a análise o BI consegue determinar o que é preciso que a empresa faça para atingir as metas estabelecidas.

Ao analisar os dados, com o business intelligence é possível fazer a seguinte pergunta: “Por que isso aconteceu nessa empresa distribuidora de carga e o que poderá acontecer no futuro?”.

Ao aplicar esses modelos e algoritmos é possível traduzir os resultados em uma linguagem acionável.

O BI foi desenvolvido com o intuito de responder a perguntas específicas e oferecer análises imediatas, possibilitando o planejamento e a tomada de decisões.

Quais são os benefícios do business intelligence?

O business intelligence possibilita que a empresa realize uma gestão mais inteligente das informações coletadas. 

Dentre os benefícios destacamos:

• Identificação de custos sobressalentes;
• Descoberta de oportunidades de negócios;
• Relatórios acessíveis de dados;
• Reações rápidas às demandas do mercado;
• Otimização de preços.

Quais poderiam ser as oportunidades de negócios identificados pela utilização do business intelligence na empresa que fornece serviços de ambientes planejados cozinha?

Quais são as características do business intelligence?

São quatro as características sendo elas: confiabilidade, consistência, disponibilidade, e capacidade preditiva.

Todas elas contribuem para a obtenção dos objetivos estratégicos a serem utilizados e têm relação com os Princípios de Governança Corporativa.

Muitas ferramentas e plataformas de business intelligence de autoatendimento simplificam o processo de análise dando às pessoas mais facilidade para ver e entender os dados.

Isso permite que elas explorem esses dados por conta própria sem conhecimentos técnicos.

Mas, existem outras voltadas à geração de relatórios ad hoc, à visualização de dados e à criação de painéis personalizados que ficam disponíveis para usuários de outros níveis.

Relatório ad hoc é um relatório temporário destinado a um fim específico. Nesse relatório é construído um “tabelão” no qual o usuário seleciona as dimensões e as expressões que precisa visualizar.

Um relatório ad hoc de uma empresa que trabalha com serviço frete pode ser temporário, com o fim unicamente de analisar os dados da capacidade preditiva da empresa.

Nos tempos atuais o business intelligence não é mais um elemento de luxo como antigamente, que era usado apenas para grandes corporações que podiam pagar pelo serviço.

A coleta de dados está se tornando algo habitual e acessível. A enorme variedade de vantagens permite que as empresas ultrapassem as próprias informações e adquiram novos conhecimentos.

A atual ciência de dados tem sido recurso essencial, à medida que ela permite que as instituições passem a ser preditivas, proativas à empíricas.

Porém, mover-se do business intelligence para a ciência de dados é um grande passo. Isso, todavia, é necessário para que a empresa tenha as orientações por meio dos dados coletados. Listamos os diferenciais quanto à aplicação dele, tais como:

Perspectiva

O business intelligence é projetado para “olhar para trás” embasado em dados reais de eventos reais, até mesmo de empresas na área de porteiro terceirizado. A ciência de dados “olha para a frente”, prevendo o que poderá ocorrer no futuro.

Foco

O business intelligence oferece relatórios detalhados, mas não indica como eles serão no futuro. A ciência de dados realiza isso na forma de padrões e através da experimentação.

Processo

Os sistemas tradicionais do BI são estáticos e comparativos na maioria das vezes, não oferecendo lugar para experimentações referente ao modo como os dados são coletados e gerenciados.

Fontes de dados

As fontes de dados do BI, em virtude da natureza estática, são planejadas. Já a ciência de dados faz uma abordagem flexível.

Transformação

O BI ajuda a responder perguntas já conhecidas e, com isso, é capaz de elaborar. A ciência de dados descobre novas perguntas.

Qualidade de dados

O BI fornece visão única da verdade, ou seja, a análise de dados e a qualidade serão iguais. A ciência de dados oferece mais precisão, nível de confiança e probabilidades com as descobertas.

Uso prático

Antigamente o BI era operado pelo departamento de TI que era o responsável pelo envio das informações para os analistas. Na ciência de dados são os analistas que estão no comando.

Valor comercial

A análise dos dados pelo BI embasam as decisões empresariais buscando o melhor interesse para o negócio. Isso representa valor no aqui e agora, além de gerar insights sobre a tendência futura do mercado.

A ciência de dados está melhor posicionada para fazer isso do que o BI. Muitas organizações unem as duas estratégias, unindo o melhor dos “dois mundos” construindo diferenciais de mercado que podem se auto sustentarem a longo prazo.

Destacamos ainda nesse artigo os três pilares que sustentam o business intelligence:

• Coleta de dados;
• Organização e análise dos dados;
• Monitoramento;
• Controle.

Antes de optar pela adoção do sistema business intelligence é necessário fazer um levantamento das necessidades da empresa, tais como porte da empresa, natureza das operações, e número de funcionários, dentre outras.

Considerações finais

Sendo assim, as ferramentas de business intelligence ajudam a empresa a quantificar o relacionamento com os fornecedores e os clientes. Elas trazem a melhoria dos processos internos por meio da análise dos dados.

Essas ferramentas auxiliam, ainda, na organização desses dados, bem como na interpretação.

Elas são customizadas para atender as necessidades das organizações, pois apresentam diferentes indicadores e um painel de interface gráfica (dashboard) que possui desempenho relevante para um processo de negócio específico.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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Como salvar anexos de e-mail no OneDrive com o Power Automate

O Power Automate é o antigo Microsoft Flow, uma ferramenta que mudou o cotidiano das empresas que passaram a utilizá-la, melhorando consideravelmente seus resultados.

Muitos gestores e empreendedores se perguntam se precisam desse recurso e de que maneira podem utilizá-lo para salvar os anexos de seu e-mail.

Outro recurso que costuma ser usado é o OneDrive, uma ferramenta também desenvolvida pela Microsoft e que pode ser usada tanto no Android quanto no iOS. Seu objetivo é salvar documentos de maneira segura, sem pesar na memória do celular.

Todos os arquivos ficam salvos na nuvem e podem ser compartilhados pelo celular ou acessados por meio de outras plataformas, como no caso do navegador ou pelo PC.

Os arquivos que uma empresa recebe por e-mail são muito importantes em sua maioria, da mesma forma, os anexos que envia precisam ser bem armazenados para consultas futuras e outras necessidades.

Para que estejam sempre seguros, é possível utilizar um desses recursos e é justamente sobre isso que vamos falar aqui.

Vamos explicar o que é Power Automate e listar um passo a passo para salvar os anexos do e-mail nele e no OneDrive.

O que é Power Automate?

Microsoft Power Automate é um software que ajuda a criar fluxos de trabalho automatizados. É muito útil para diversas empresas, pois não precisa de muito código, então, não é necessário ser um especialista no assunto para criar fluxos automatizados.

O recurso também pode ser usado por equipes de diferentes setores, como no caso do marketing e de recursos humanos, isso porque a ferramenta cria fluxos que beneficiam diferentes áreas dentro do negócio.

Por exemplo, o gestor de um fabricante de equipamento tampografico pode receber avisos quando alguém lhe enviar um e-mail. É uma facilidade porque elimina a necessidade de checar a caixa de entrada e libera o profissional para outras atividades.

Outra possibilidade é agendar fluxos, criar tarefas individuais em sistemas de grande escala e integrar aplicativos. A ferramenta trabalha com automação de processo robótico, uma funcionalidade que automatiza tarefas repetitivas.

Tudo o que o usuário precisa fazer é gravar um passo a passo do que deve ser feito, como no caso de entrada de dados e cliques.

Vantagens do Power automate

Esse recurso da Microsoft traz muitas vantagens para os usuários, como o fato de poder ser integrado a mais de 200 aplicativos, a exemplo do Gmail, SharePoint e Twitter.

Essa integração facilita o envio de dados de uma plataforma para outra que acaba gerando impactos positivos para o compartilhamento de informações. Consequentemente, o dia a dia dos funcionários se torna muito mais prático.

Uma empresa que desenvolve sistema controlador de acesso também pode automatizar tarefas repetitivas, como no caso do envio e compartilhamento de dados, além de aumentar a produtividade da equipe.

Com isso, os colaboradores não perdem mais tempo realizando atividades burocráticas e repetitivas que atrapalham o andamento das tarefas importantes.

Eles terão muito mais tempo para desenvolver projetos que, de fato, fazem o negócio crescer e se fortalecer.

Por fim, o Power Automate é uma ferramenta segura, e os fluxos de trabalho são criados protegendo os dados compartilhados por meio dele.

Somente profissionais autorizados podem ter acesso a certos documentos, e para isso, basta gerenciar o acesso e a identidade de cada um. Ademais, o recurso oferece proteção contra perda de dados.

Passo a passo para salvar anexos no OneDrive e Power automate

Para salvar os anexos no OneDrive e no Power automate, é necessário seguir um passo a passo, que mostraremos a seguir:

Acessar o recurso

A primeira coisa a ser feita é logar com as credenciais do Office 366, e caso não tenha o aplicativo, basta clicar na opção “todos os aplicativos” para expandi-los.

Se houver alguma dificuldade nesse processo, é interessante verificar com um profissional de TI, para se certificar de que o Power Automate foi acionado na conta.

Escolher um modelo

Na opção “modelos”, pesquise por “anexo o OneDrive for Business” e selecione a opção. Se uma empresa de bordadeira digital barudan utiliza o Office 365, não escolherá modelos do Outlook.

É muito importante ter cuidado na hora de escolher entre OneDrive e OneDrive for Business, depois existem muitas diferenças entre eles.

Como o próprio nome sugere, o OneDrive for Business é direcionado para as empresas, ao passo que o OneDrive comum, se destina a usuários pessoais.

Criar um fluxo de trabalho

Vá até a opção “criar fluxo”, mas tenha muito cuidado porque, ao clicar nela, o fluxo de trabalho é criado e executado.

Em outras palavras, ele vai salvar todos os anexos de e-mail em uma pasta padrão do OneDrive, e este não é o objetivo.

Editar o fluxo de trabalho

Depois de criar o fluxo, é necessário desligá-lo, e isso deve ser feito com todos os fluxos de trabalho criados, como uma maneira de permitir a verificação das etapas e realizar as alterações necessárias.

Depois, o responsável pelos e-mails de uma oficina de alinhamento e balanceamento deve clicar em “edite” para alterar o fluxo de trabalho que deseja.

Configurar gatilho e ação padrão

O fluxo de trabalho criado possui um gatilho que verifica o e-mail e a ação necessária para salvar o arquivo no OneDrive.

Mas, antes de configurar essa opção, é necessário criar um nome para o fluxo, tendo como base o objetivo que deseja alcançar.

Com isso, fica muito mais fácil solucionar problemas no futuro, portanto, selecione o nome de acordo com o propósito do fluxo de trabalho.

Configurar gatilho de novo e-mail

Depois de concluir a etapa anterior, um fabricante de catraca biométrica deve selecionar a opção “em novo e-mail” para expandir. Observe todos os Campos disponíveis e configure uma condição no fluxo de trabalho.

Não é necessário usar a opção “e”, tendo em vista que o e-mail pode vir de vários endereços, categorizando todos eles de maneira igual, portanto, a informação precisa ser exata.

Aplicar os anexos no e-mail no Power Automate

Chegou o momento de expandir a ação “aplicar a cada anexo no e-mail”. Para isso, altere o caminho da pasta para apontar aquela criada para os anexos.

Basta clicar na seta à direita para encontrar a pasta e selecionar um nome para ela. Caso o usuário tenha se esquecido desta etapa, precisa salvar as alterações, criar a pasta no OneDrive, para então editar o fluxo de trabalho.

Condição de remetente

Depois que uma empresa de gerenciamento de frota alterou a pasta salva, deve adicionar outra etapa para evitar que todos os anexos sejam salvos em uma única pasta.

Para isso, deve entrar na opção “em novo e-mail” e em seguida “aplicar a cada anexo no e-mail”, adicionando uma condição, e ao clicar no cabeçalho, serão novamente recolhidos.

Clique na opção “+” e escolha a opção “adicionar uma ação”. Feito isso procure pelo campo de busca “condição” e escolha a ação “condição”.

No primeiro campo, denominado como “escolha um valor”, o usuário deve clicar e encontrar o conteúdo dinâmico “de” específico proveniente do e-mail. Depois, deve alterar o segundo campo “é igual a” para “contém”.

Uma empresa energia solar deve clicar na opção “escolha um valor” e digitar o texto correspondente. Clique nas reticências ao lado da ação e renomeie para verificar se existe o valor escolhido nos e-mails.

Salvar anexos na condição

Depois da etapa anterior, é o momento de selecionar a opção “aplicar a cada anexo” e arrastar para a parte “sim”. Feito isso, basta clicar na opção “salvar” para criar o primeiro fluxo de trabalho.

Quando quiser ter acesso a ele, basta navegar por “meus fluxos” do lado esquerdo da tela, para ver se os fluxos de trabalho, lembrando-se de ligá-lo antes de utilizá-lo.

Depois desse passo a passo, todos os anexos de e-mail podem ser salvos, tanto no Power Automate quanto no OneDrive, o que vai facilitar várias tarefas no dia a dia da empresa e automatizar atividades repetitivas.

Considerações finais

Sendo assim, uma empresa pode contar com diferentes recursos para se comunicar com seus stakeholders, como:

• Clientes;
• Funcionários;
• Fornecedores;
• Parceiros.

A instalação de uma central telefônica de interfone ajuda a melhorar a comunicação interna e controlar os acessos. Da mesma maneira, o e-mail é uma importante ferramenta e por meio dele a companhia recebe vários documentos.

Todos os anexos enviados e recebidos precisam ser devidamente armazenados, de acordo com o seu grau de importância, como no caso de contratos e outros exemplos fundamentais para o andamento dos processos internos.

Power automate e o OneDrive são recursos muito importantes para o armazenamento, e neste artigo, você aprendeu a utilizá-los com essa finalidade, o que vai mudar a dinâmica do dia a dia dentro do negócio.

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Como destacar o conteúdo usando a home page do SharePoint

O SharePoint é uma das inúmeras ferramentas da Microsoft. Voltada para integrar a comunicação de um grupo, deixando-a alinhada, essa plataforma é bastante conhecida e utilizada no mundo corporativo, facilitando o fluxo de demandas dos colaboradores.

Ajudando também na gestão de informações, desenvolvimento de projetos e diversas outras funcionalidades que transformam o trabalho em equipe em uma ação mais fácil de ser executada, o SharePoint é uma intranet repleta de benefícios para toda empresa.

Isso porque ela promove os seguintes aspectos para que o time mantenha-se informado de forma completa. Assim, o papel do SharePoint é:

• Facilitar o compartilhamento;
• Incentivar o empenho de todos;
• Otimizar os projetos colaborativos;
• Reunir conhecimentos.

Esses elementos possuem um importante papel dentro da organização, pois estão relacionados com os quesitos de produtividade, criação e relacionamento. Assim, empresas de qualquer área, como cerca de jardim de pvc, podem fazer uso da plataforma.

Facilitando o compartilhamento no SharePoint

Tendo como ferramenta interna uma nuvem, no SharePoint é possível compartilhar com os colaboradores as mais diversas informações e arquivos que estão relacionados com a empresa, possibilitando um acesso completo.

Deste modo, lá é possível colocar as informações de um projeto sobre o uniforme hospitalar ou a pauta da reunião que foi realizada na assembleia do empreendimento. Além de ser possível desenvolver sites para cada projeto ou de acordo com a equipe.

Dessa forma, com a criação desse site, que pode ser personalizado e também dinâmico, o time de colaboradores consegue interagir de um jeito mais direto e alinhado uns com os outros, já que é possível compartilhar as páginas de um projeto.

Essa ação acaba gerando para a organização uma imagem mais atrativa não só para quem está dentro dela, que terá uma maior facilidade no processo de comunicação e desenvolvimento de atividades, mas também para quem está fora.

Afinal, uma empresa bem organizada e com uma equipe integrada é bem vista por todos, sendo até mesmo um exemplo a ser seguido por outras corporações. 

Incentivando o empenho de todos 

Quando a organização deixa claro para os funcionários o que esperam deles e define as metas e atividades a serem desenvolvidas, é mais fácil despertar o gatilho da produtividade, já que uma espécie de roteiro mental é definido no colaborador, incentivando a eficiência.

Nesta plataforma da Microsoft, o incentivo à produtividade ocorre por meio de diversas ferramentas que há dentro dessa intranet, como a criação de listas composta por arquivos e também com o deadline, ou seja, quando essas demandas devem ser entregues.

Com isso, caso um setor esteja responsável por reunir documentos necessários para o aluguel de escritório, todos poderão ter acesso a essa página do projeto e também sabem quando cada atividade deve ser executada para que o tempo seja respeitado.

Outra facilidade do SharePoint é o compartilhamento de aplicativos e também de informações que irão deixar todos os membros da equipe por dentro do que está acontecendo no seu setor e em toda a empresa.

Assim, ruídos de comunicação serão diminuídos drasticamente, e os erros de processo serão minimizados e até mesmo identificados com antecedência, já que os líderes terão uma visão mais ampla e limpa do que está sendo executado. 

Otimização dos projetos colaborativos 

É muito comum em algumas empresas que os projetos ou demandas demorem muito tempo para serem aprovadas, atrasando todo o cronograma definido pelos líderes. Para evitar a ocorrência desse problema corporativo, o SharePoint pode ser utilizado.

Melhorando o fluxo das tarefas, a plataforma possibilita que o responsável pela demanda seja nomeado, que o andamento da tarefa seja visualizado e que apenas os componentes de um determinado setor tenham acesso às informações do projeto.

Assim, se um negócio está criando soluções para assistência notebook samsung, consegue concentrar a comunicação e os dados e, dessa forma, otimizar o desenvolvimento do time.

Reunindo conhecimentos 

Como é possível realizar uma transmissão de mensagem de forma mais clara e também estimular a interação entre a equipe, o SharePoint é uma ótima plataforma para a troca de conhecimentos e aquisição de elementos fundamentais para a realização dos deveres.

Tendo como recurso uma central de informações que aceita o compartilhamento de links e opiniões, na intranet o funcionário é atualizado constantemente sobre assuntos que a empresa acha relevantes.

Como gráficos de vendas, pesquisas de comportamento, entrevistas com personalidades importantes, entre outros. É como uma alimentação empresarial que cria uma rede de conexão rica e produtiva.

Com tantas vantagens, o SharePoint é muito buscado por organizações que visam um crescimento da sua equipe e expansão das suas atividades, de forma que consiga um bom posicionamento no mercado e amplifique o seu faturamento.

E para que essa plataforma seja utilizada de forma inovativa e personalizada, existem alguns caminhos para que os conteúdos postados no SharePoint sejam destacados e ganhem a cara da empresa, como uma fabricante de chapa de hambúrguer a gás.

Destacando conteúdos no SharePoint

Para que os tópicos compartilhados sejam mais atrativos para os colaboradores e passem a real mensagem que o negócio deseja comunicar, o SharePoint possibilita que os conteúdos postados na sua homepage sejam personalizados de acordo com a organização.

Nesse sentido, a primeira coisa a ser compreendida é que para que a personalização seja colocada em prática e aumente a produtividade de todo o negócio, é necessário que apenas o administrador global do SharePoint esteja habilitado a realizar essa função.

Dito isso, os próximos passos a serem colocados em prática são:

• Acessar a página inicial da plataforma;
• Adicionar um link;
• Editar o que for necessário;
• Modificar a disposição dos links.

Por meio desses estágios, o administrador consegue melhorar o posicionamento dos conteúdos, como câmbio automatizado gm, e transformá-los em tópicos mais atrativos e singulares.

1 – Acessar a página inicial da plataforma do SharePoint

O primeiro passo consiste em acessar a página inicial do SharePoint, ação que para ser realizada basta seguir os seguintes pontos: entrar na conta corporativa da Microsoft e clicar no link que leva ao SharePoint, na aba aplicativos.

No entanto, em alguns casos, não é possível localizar a lista de aplicativos. Nesta ocasião, cabe ao administrador localizar o ícone de aplicativos e clicar nele. Lá, será possível encontrar o SharePoint.

2 – Adicionar um link 

Após o primeiro passo, chegou o importante estágio de adicionar um link. Para executar essa ação, o administrador irá procurar pela palavra “editar”, que está localizada embaixo dos destaques. Após isso, basta clicar na opção +add, que significa adicionar.

Quando a caixa surgir na tela, digite o texto que você quer que apareça na homepage e o link, que deve ser conferido no Try Link. Caso tudo esteja direito, basta salvar e concluir a ação clicando em Done. 

3 – Editar o que for necessário

Para colocar o terceiro passo em ação, o administrador deve acessar a sua lista de links, pressionar o botão de editar e clicar no link que deseja formatar.

Após essa etapa, é só complementar novamente a caixa com o link e verificar se está tudo certo. Feito isso, é só salvar a nova alteração. 

4 – Modificar a disposição dos links 

Para finalizar o processo de personalização com chave de ouro, o administrador poderá trocar a disposição dos links presentes na homepage. Essa ação pode ser realizada seguindo esses passos: 

Acessar a edição, localizar o link que deseja arrastar e depois soltá-lo no novo local. Essa mudança é muito positiva, pois faz com que o administrador deixe em destaque os tópicos que acha mais interessantes para os funcionários.

Contudo, o processo de personalização da homepage do SharePoint não para por aí. Também há algumas ações que podem ser realizadas pelo administrador, caso ele ache necessário, como a exclusão de links, opção que também está disponível na seção editar. 

Considerações finais 

O SharePoint tem uma grande influência sobre os setores de uma empresa. Impactando diretamente a equipe, agindo sobre a sua produtividade, criatividade e também alinhamento, afinal, essa plataforma é repleta de benefícios para o negócio.

Sendo uma intranet diversa, ou seja, que está direcionada para vários tipos de negócio, desde empresa voltada para documento de cipa até um banco que atende microempreendedores, o SharePoint é uma área que deve ser aproveitada.

Por isso, é importante investir na sua personalização, pois essa ação acaba dando um gás para as atividades diárias dos colaboradores, realçando as informações mais importantes, o que otimiza todo o fluxo de demandas que estão sendo realizadas pelos funcionários.

Assim, é importante não só fazer uso do SharePoint, mas também utilizá-lo de forma mais inteligente, entendendo como cada recurso presente na plataforma pode ajudar a manter uma alta produtividade da equipe e atingir as metas definidas.

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As vantagens do RH utilizar o SharePoint Online

As mudanças relacionadas ao modelo de trabalho dos indivíduos nos últimos anos reforçou a necessidade das empresas adotarem o uso da tecnologia na gestão de pessoas e de processos, considerando a disponibilidade de ferramentas como o SharePoint.

Com a realidade do home office (trabalho remoto) e da rotina de trabalho híbrida, a segurança da informação se tornou uma preocupação frequente entre os empregadores, inclusive para uma empresa de construção de piscina.

Devido aos ataques constantes de hackers, é crucial que as empresas estejam atentas para o recebimento, tratamento e compartilhamento de dados sensíveis. Os usuários mal intencionados atuam com o sequestro de tais informações.

Esses dados que podem se referir às informações pessoais de clientes e estratégias das empresas precisam necessariamente do controle de acesso. Somente dessa forma as empresas conseguem driblar o ataque de hackers.

Entretanto, o controle do acesso à informação é dificultado quando os colaboradores estão fora das instalações da empresa, ou seja, com a realidade atual que permite o trabalho remoto e híbrido é essencial contar com ferramentas que viabilizam a gestão à distância.

Se antes bastava a conexão com algum cabo de rede para que o colaborador estivesse conectado com a rede de uso comum no trabalho, atualmente é preciso contar com o apoio de soluções inteligentes em nuvem. 

Logo, pode-se afirmar que as soluções em nuvem beneficiam não somente a gestão de pessoas na relação empregado e empregador, possibilitando dinamismo no relacionamento com o cliente, como visto por alunos de reciclagem de CNH. 

O que é o SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma online utilizada por mais de 200 mil empresas a nível mundial que corrobora para o gerenciamento de equipes de forma dinâmica.

Além de estar disponível para instalação, a ferramenta está disponível também no formato online que não exige nenhuma instalação, basta somente acessar o site que o recurso da Microsoft torna tangível a interação entre as equipes mesmo à distância. 

Entre as facilidades proporcionadas pela ferramenta, podem ser destacadas algumas que inclusive justificam a alta adesão nos últimos anos, como:

• Compartilhamento de conteúdo corporativo;
• Gestão da segurança da informação;
• Privacidade de dados;
• Personalização de sites e páginas.

Esses são alguns dos pontos desenvolvidos e atendidos pelo SharePoint, mas que são o suficiente para tornar o trabalho remoto uma realidade para uma equipe focada no fornecimento de materiais e gestão de coquetel de evento corporativo. 

Para os departamentos de recursos humanos, existe ainda a alternativa em usar o recurso como um Portal do RH e concentrar as informações transmitidas aos colaboradores em um só lugar, facilitando o cotidiano da gestão de pessoas.

Aliás, respondendo ao apelo feito pelos stakeholders (principais atores) do mercado, a automação nos processos de administração das empresas é crucial e positivo para a saúde operacional, financeira e comercial.

Assim, o SharePoint se consolida como a ferramenta necessária para tornar a gestão automatizada uma realidade, atendendo às particularidades de empresas de diversos segmentos e portes, incluindo uma fábrica de desengraxante para aluminio. 

Por ser uma plataforma totalmente personalizável, basta que a empresa referencie as soluções necessárias para atender uma gestão responsiva e enfim repasse o portal aos colaboradores.

Por que usar o SharePoint na gestão de pessoas?

Por ser uma exigência dos tempos modernos, investir na tecnologia para a melhoria de processos é visto como algo positivo e reforça o posicionamento da marca bem como proporciona o ganho de autoridade no mercado.

O desafio constantemente relatado pelos departamentos de recursos humanos está em lidar com as responsabilidades corriqueiras como a folha de pagamentos e benefícios e a gestão de pessoas, sobretudo, quando há um grande volume de colaboradores.

Em adição, conforme relatam os especialistas em administração de empresas, o departamento de recursos humanos (RH) tem a função de garantir que uma empresa cumpra com as responsabilidades trabalhistas e trazer bom clima organizacional.

Dado esse cenário, é possível observar que as responsabilidades delegadas para o departamento são vastas, e ao longo do dia a dia, gerenciar todas as atividades com sucesso é um ato complexo. 

No entanto, a plataforma em questão tem o objetivo geral de diminuir as tarefas manuais, integrando informações e funcionalidades em um só local. 

Por esse motivo, um negócio especializado no armazenamento de produtos perecíveis faz uso constante.

Além de corroborar para o dinamismo do departamento de RH, o SharePoint possibilita que as equipes estejam integradas mesmo à distância.

Em outras palavras, com o uso da solução em nuvem, equipes multidisciplinares podem trabalhar em conjunto para o andamento de projetos desafiadores e que exigem pesquisa e o detalhamento minucioso nos planejamentos.

Afinal, o rápido compartilhamento de documentos e informações é somado como ponto positivo no dinamismo das rotinas de trabalho, impactando também as taxas de conversão de vendas de serviços e produtos como varal de teto individual. 

Pode-se concluir nesse sentido que a principal vantagem encontrada na utilização do SharePoint é a praticidade para as equipes operacionais bem como para o departamento responsável pela gestão de pessoas. 

Conheça as principais funcionalidades da ferramenta

Sabendo que do uso comum do SharePoint para times multidisciplinares, os especialistas em administração de empresas destacam algumas das principais funcionalidades da ferramenta, abordando como efetivamente se aplicam na prática.

O receio em investir em novas soluções é normal entre as empresas, já que a tecnologia tem avançado com velocidade nos últimos anos e confrontando os padrões processuais usados tradicionalmente.

Portanto, dúvidas acerca da funcionalidade e segurança do recurso que proporciona o gerenciamento à distância são entendidas como um processo normal e até esperado das empresas.

Cabe frisar que boa parte das empresas tem labutado para driblar questões como a alta competitividade e as oscilações macroeconômicas, desse modo, a tomada de decisão no que tange aos investimentos torna-se mais complexa.

Ainda observando a realidade das empresas, é válido afirmar que cada decisão relacionada aos investimentos feitos podem surtir efeitos positivos e negativos, colocando a saúde financeira, operacional e comercial em jogo.

Conhecendo essa preocupação frequente nas organizações de modo geral, com o intuito de fomentar a utilização de soluções dinâmicas que assertivamente mitigam as burocracias empresariais, os especialistas destacam as funcionalidades mais relevantes.

1. Contratação e integração mais rápidas

Conforme os relatos de profissionais atuantes no setor de recursos humanos, uma das atividades que mais exige tempo e dedicação é a contratação de novos funcionários. O papel do RH nesse sentido é indispensável.

Porém, com as oscilações na economia, as empresas precisam fazer constantes ajustes e entre elas podem ser destacadas a criação de departamentos e a necessidade de contar com o apoio de mão de obra extra.

Isto é, para atender o apelo do mercado e agregar melhorias constantes, as empresas investem na contratação de colaboradores.

Por ser uma responsabilidade do RH não só fazer o recrutamento e seleção como também garantir a contratação sem desimpedimentos e a integração do colaborador com a cultura empresarial, é compreensível a necessidade de contar com ajuda.

O SharePoint permite que os colaboradores troquem documentos entre si, logo manuais de processos e fluxogramas de atividades como terceirização de copeira. Assim o funcionário novo consegue se integrar rapidamente.

2. Criação de intranet

A intranet é um recurso importante nas empresas porque por meio desta, é possível que a empresa concentre informações, avisos e ainda links de plataformas no mesmo ambiente online. 

Essa é uma tendência presente nas empresas tradicionais, em que é necessário a criação de um site adicional para que os colaboradores possam ter acesso. 

No SharePoint há a possibilidade de criar um espaço para que o departamento de recursos humanos publique informações referentes a admissões, contratações, datas comemorativas e eventos.

Além disso, com o uso da ferramenta o setor administrativo consegue divulgar dados importantes, como informações de fornecedores e prestadores de serviços. 

Se houver a necessidade de serviços como a retirada de entulho ensacado, os dados de prestadores podem ser encontrados rapidamente.

3. Integração com outros sistemas

Com a ampla necessidade de informações a serem trocadas entre os indivíduos no contexto corporativo, é compreensível que os funcionários sintam dificuldade ao utilizar as ferramentas e acabam esquecendo de algum detalhe.

O ideal é que as empresas invistam em plataformas que sejam integradas ou que permitam a integração de modo rápido, assegurando que o uso dos recursos não prejudique o dinamismo da rotina de trabalho.

Por ser uma solução da Microsoft, o SharePoint é capaz de ser integrado com o Outlook, Teams, Edge e demais produtos da empresa em pauta. 

Nesse sentido, as equipes podem dinamicamente aplicar a ferramenta com outras soluções usadas no cotidiano. 

Considerações finais

Sendo assim, a administração de empresas é um processo seguido de burocracias, sobretudo em ambientes tradicionais que dispensam o uso da tecnologia, o que é prejudicial para a gestão empresarial bem como para o fluxo de trabalho das equipes.

Contudo, por ser uma ferramenta que automatiza os processos e permite a rápida troca de informação mesmo à distância, o SharePoint é recomendado por especialistas e sua implementação contempla o operacional e a equipe gestora de uma empresa.

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O que é a Power Platform e quais os principais benefícios que ela proporciona para sua empresa?

Power Platform é um recurso que conta com aplicativos que podem ser utilizados pelas empresas que visam alinhar a sua equipe e assim promover o desenvolvimento de ideias mais inovadoras e soluções para o seu âmbito de atuação.

Criada pela Microsoft, a ferramenta tem como principal característica facilitar a realização das demandas do dia a dia, conseguindo, dessa forma, mais produtividade, resultados assertivos e insights, ou seja, uma melhor compreensão do que está sendo feito.

Assim, com os benefícios citados acima, é ainda mais fácil garantir uma outra série de vantagens que destacam o empreendimento e o torna referência no mercado, seja ele uma empresa de limpeza ou locadora de carros.

Entendendo melhor a Power Platform

Utilizada por grandes organizações e também negócios que começaram agora, como as startups, o Power Platform é um conjunto de ferramentas de gestão de projetos que tem como principal intuito gerar soluções para o que está sendo colocado em prática.

Para melhorar o fluxo e assim deixar os seus clientes satisfeitos com o prazo de atendimento, uma empresa pode aderir o Power Platform, tendo uma visão mais completa de todas as demandas que estão sendo executadas e resolvendo o problema acima.

Ou seja, um negócio focado em calibração de termômetro infravermelho pode melhorar o fluxo de agendamento de serviços, de forma que consiga colocar toda a sua equipe na rua em um bom horário, sem atrasar seus andamentos.

Composto por quatro ferramentas da própria Microsoft, fazem parte da plataforma o Power BI, Power Automate, Power Apps e Power Virtual Agents, que com a junção de suas características, promovem uma melhor organização e resultados mais certeiros. 

Power BI

O acúmulo de muitas informações deixa qualquer pessoa ou time desnorteado, gerando impactos negativos e o tão temido desalinhamento. Esses resultados muitas vezes estão ligados com o atraso de um projeto ou até mesmo com o seu fracasso.

Com o intuito de evitar essa desorganização e de promover uma análise mais profunda e clara do que está sendo feito, dos obstáculos e de como alcançar a meta, a Microsoft desenvolveu o Power BI, uma ferramenta de gestão voltada para a leitura de dados.

Fácil de ser utilizada e com uma interface que proporciona uma melhor compreensão de todo o processo, o Power BI também possibilita uma análise self-service, que ajuda a diminuir gastos, verificar os futuros riscos e desenvolver respostas analíticas.

Além disso, a ferramenta está integrada com o Excel e com outras funcionalidades de IA (inteligência artificial), promovendo a segurança necessária para as informações que foram coletadas.

Assim, é possível utilizar esse instrumento em qualquer cenário e projeto, desde a busca de aluguel por hora sala comercial até fechar uma parceria com uma seguradora.

Power Automate

O Power Automate vem com uma proposta mais voltada para automatizar aquelas demandas que são executadas com uma alta frequência, facilitando o processo.

Conhecida por ter um uso muito simples, já que não requer o uso de códigos, a ferramenta ajuda na construção de fluxos otimizados de tarefas com o famoso e nada complicado “arrastar e soltar”, que aumenta a produtividade.

Conectando-se com outras plataformas, uma extensa lista, com a ferramenta é possível já programar como aquele e-mail deve ser respondido, integrar a agenda de uma plataforma com o calendário de outro sistema, enviar lembretes para si próprio e muito mais.

Todas essas ações impactam diretamente na eficácia da análise de dados e na execução das atividades do negócio.

Power Apps

A última ferramenta que compõe a plataforma é o Power Apps, que ajuda no desenvolvimento de aplicativos com o intuito de facilitar a integração de todos os funcionários de uma empresa.

Diferente dos outros aplicativos que podem ser encontrados em lojas online, o programa aqui desenvolvido é fechado e só pode ser acessado pelo próprio empreendimento, como se fosse uma intranet.

Esse aplicativo não apenas ajuda no alinhamento das ações, ideias e soluções de problemas, mas também faz com que os dados coletados sejam melhor interpretados e analisados.

Assim, uma empresa de digitalização de documentos pode utilizar o Power Apps para criar um aplicativo que irá fazer o controle das despesas mensais, como visitas de clientes, gasto de tinta, manutenção das máquinas e outros tópicos relevantes.

Dessa forma, a ferramenta cria para os colaboradores e líderes um melhor compartilhamento de informações, ajudando na hora de identificar o que precisa ser alterado e melhorado.

Todos os programas que formam a Power Platform geram melhores resultados na hora de criar ideias inovadoras, que farão o empreendimento alavancar no mercado.

Benefícios da Power Platform

Imagine uma autoescola que precisa trabalhar todos os dias com informações de vários alunos que desejam tirar a cnh de moto. Ela pode facilitar todo esse processo com o uso da Power Platform, que realiza uma integração das informações e também da equipe.

Repleto de benefícios, o programa transforma as operações mais complexas em soluções que geram para o negócio um melhor rendimento, produtividade, otimização de tempo e vantagens mais específicas, como:

• Gerenciamento das ações em um único lugar;
• Diminuição do suporte de terceiros;
• Integração ao Office 365;
• Alinhamento entre os usuários.

Essas utilidades intensificam o potencial de cada setor do empreendimento, atenuando as suas necessidades.

1. Gerenciamento em um único lugar

São tantas informações que cada colaborador acaba as armazenando em diversos lugares, de acordo com o que acha de melhor. Assim, muitas pastas, drives online, planilhas e armazenamentos são utilizados para guardar os dados.

Esse hábito é muito perigoso, pois pode acabar gerando um extravio de informações, além de atrapalhar os processos. Por isso, é recomendado concentrar as ações que estão sendo colocadas em prática em apenas um único lugar, e com a Power Platform é possível.

Desse modo, uma empresa de manutenção de jardim pode fazer uso da plataforma para centralizar as vendas dos seus funcionários, os possíveis clientes e, com isso, realizar um gerenciamento mais assertivo e sem tantos escapes. 

2. Suporte interno adequado

Um empreendimento faz uso de tantos programas e plataformas, que acaba gerando uma confusão e também mais trabalho, principalmente para a equipe de TI. No entanto, com o uso do Power Platform será possível ter em um único lugar várias ferramentas.

Como acessórios para realizar análises, desenvolver e automatizar ações, e até para o design, descartando a possibilidade de que outros softwares sejam utilizados. 

3. Integração ao Office 365

Por ter ligação com o Office 365, a Power Platform faz com que as informações armazenadas possam ser utilizadas em aplicativos do Office, abrindo alas para uma administração mais transparente.

4. Alinhamento entre os usuários

O aluguel de andaime de ferro é uma demanda atual de determinada empresa de construções. Assim, os responsáveis pelo orçamento irão encontrar em um único local os dados necessários e também compartilhar as informações que possuem.

Outro ponto positivo é que qualquer pessoa, sendo expert em tecnologia ou não, consegue fazer uso da plataforma, que possui uma fácil e simples interface, facilitando o manuseio. 

Como utilizar a ferramenta?

Justamente por ser de fácil acesso, colocar na ferramenta as análises feitas e todos os outros elementos torna-se mais simples. 

Entretanto, como a Power Platform é voltada para o compartilhamento de ideias, é importante saber os pontos necessários para uma boa utilização.

Assim, na hora de nomear o project, é crucial ter em mente que uma reunião com os funcionários seja feita, a fim de reconhecer cada ideia pensada. 

O passo seguinte é classificar o orçamento das soluções apresentadas, colocar a ideia em prática e analisar se terá o investimento.

Esse passo a passo facilita na hora de analisar por completo todas as ações e quais serão os seus benefícios para o negócio, e deve ser usado por todos os segmentos, como o de impermeabilização de piscina elevada.

Considerações Finais 

Com a rapidez tecnológica e com as grandes transformações do mercado, as inovações e novos desafios estão sempre surgindo. Por isso, é essencial que um empreendimento tenha controle sobre as suas ações e sempre busque novas ideias.

Utilizar ferramentas como o Power Platform é uma forma de estar preparado para todas essas mudanças, sem colocar em risco a sua atividade, desenvolvimento, recursos e clientela.

Além disso, integrar a equipe é fundamental para resultados satisfatórios, posto que cada colaborador possui uma visão de mundo que, quando analisada e até mesmo reformulada, pode gerar os benefícios que a empresa tanto procura.

Assim, se o objetivo é facilitar processos, estar por dentro de tendências e ainda aumentar a produtividade, fazer o uso de ferramentas de gestão como Power Platform é uma alternativa.

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4 melhores ferramentas de gestão de projetos da Microsoft

Gestão de projetos, é esse conjunto de práticas que está atrelado ao desenvolvimento de um plano de sucesso. Muito utilizado em áreas como administração e marketing, esse hábito também pode se expandir para outros campos, ajudando a atingir metas.

Trabalhando com com importantes ferramentas de organização, a metodologia se faz presente no cotidiano de empreendimentos, desde a mudança da fachada de loja moderna até a abertura de uma franquia, e também na vida pessoal.

Com diversas nuances, a ciência de gestão é capaz de promover o desenvolvimento de boas estratégias, a percepção de futuras oportunidades, uma maior assertividade e até mesmo economia, seja de dinheiro ou de tempo. 

A importância da gestão de projetos 

É impossível negar que para um projeto sair do papel e atingir o êxito que tanto almeja é necessário muito planejamento, ou seja, é preciso de gerenciamento, um acompanhamento mais profundo que ajudará a traçar todos os passos até o objetivo final. 

Por isso, a gestão de projetos é um hábito que já faz parte do dia a dia de organizações, sejam elas focadas em estamparia digital em algodão ou publicidade, por exemplo. 

Essa metodologia é um suporte essencial para identificar e definir os elementos que irão proporcionar um bom progresso de um projeto, como o orçamento, duração, quantidade de pessoas e outros recursos que irão ser fundamentais. 

Além disso, essa ciência também pode ser aplicada na vida pessoal, afinal, é um campo abrangente que tem como principais objetivos ampliar a visão sobre a meta e traçar os passos que serão dados até ela.

Assim, quem sonha em comprar a casa própria, um carro, fazer um intercâmbio ou até mesmo montar um negócio de sistema de CFTV industrial poderá aplicar os fundamentos e ferramentas de gestão.

Sendo assim, quando a gestão de projetos é colocada em prática, até mesmo as dificuldades podem ser previstas, e dessa forma, evitadas. 

Outros benefícios são:

• Aumento da lucratividade;
• Acerto na tomada de decisão;
• Alinhamento dos envolvidos;
• Maior contentamento do público-alvo.

Portanto, para colocar esse hábito em prática, o primeiro passo é entender que o campo é dividido em três fases, segundo os estudos da  Harvard Business School, a organização e definição, planejamento e gerenciamento. Cada tópico tem uma função específica.

Organização e definição

Neste estágio inicial, é crucial a definição de quem comandará o projeto, ou seja, quem será o líder e a equipe. 

Também é preciso destacar os seguintes elementos:

• Os recursos que serão utilizados;
• O prazo do projeto;
• Quais os resultados previstos;
• A metodologia que será utilizada;
• O procedimento para a execução.

Esses itens compõem as informações básicas do projeto e ajudam na realização dos próximos tópicos.

Planejamento 

Interligado com o prazo estabelecido, nesta fase também é preciso definir o cronograma, organizar as próximas etapas, e um dos mais importantes, elaborar uma gestão de risco, que é de suma importância para contornar as adversidades que possam surgir.

Por exemplo, um empreendimento deseja divulgar o lançamento de um produto. Porém, na data que os panfletos deveriam estar prontos acontece um problema de impressão, sendo necessário a compra urgente de uma ribbon para impressora zebra GC420T.

Além do gasto não estar no orçamento, também houve um atraso no cronograma de divulgação, afetando o dia do evento, a quantidade de pessoas e muitos mais. 

Assim, se a empresa tiver uma gestão de crise montada, ela saberá contornar o problema.

Gerenciamento 

De acordo com a Harvard Business School, essa última classificação é voltada diretamente para a execução das ações que formam o projeto. 

Por isso, é importante que a equipe ou pessoa responsável avalie cada ato e os resultados vindos dele. 

Outra visão que deve ser levada em conta sobre o gerenciamento de um projeto são as fases que ele passa:

• Fase inicial (acolhimento dos dados);
• Fase do planejamento;
• Fase da execução;
• Fases de controle (acompanhamento das ações);
• Fase de encerramento.

Todo esse ciclo está intrinsecamente ligado a um objetivo. Porém, dividido em grupos, facilita uma maior compreensão do que está sendo feito. 

Bloco de notas moleskine, planilha, diário, agenda, aplicativos e diversos outros acessórios podem ser utilizados na hora de gerir um projeto. Essas ferramentas, quando aliadas com outras profissionais, permitem uma melhor organização.

As ferramentas da Microsoft para gestão de projetos

E organização é sinônimo de uma boa administração, não importa se é para um projeto grande, como a inauguração de um restaurante ou apenas para conseguir adquirir aquela capa para TV 32 polegadas que tanto almeja, é essencial ter um monitoramento.

Para que essa observação seja feita com mais afinco e profissionalismo, existem algumas ferramentas da Microsoft disponíveis para isso. São elas:

• MS Project;
• Power BI;
• Microsoft Excel;
• Office 365 planner.

Cada ferramenta possui um objetivo, mas nada impede que uma seja complementada por outra, dando, dessa forma, uma maior projeção do projeto para quem está coordenando. 

Na verdade, é até bom ter mais de uma ferramenta para evitar extravios de informações.

1- MS Project

Destaque no meio de quem busca uma melhor organização. O MS Project está entre os programas mais procurados pelo público por ter um grande poder durante o monitoramento de um projeto com a sua interface acessível e descomplicada.

Outras características positivas que chamam atenção são a sua grande multifuncionalidade e também o seu impacto na hora da visualização. 

Esse software gratuito permite que o responsável pelo projeto realize as principais funções de gestão, que são:

• Monitoramento;
• Organização;
• Controle de prazos;
• Alinhamento;
• Execução.

Igualmente é possível acompanhar os outros participantes, realocar recursos e identificar os pontos fracos e fortes do planejamento 

2- Power BI

O grande diferencial dessa ferramenta é que ela possibilita uma análise mais profunda de uma grande quantidade de informações, sem deixar nenhum dado de fora, promovendo, dessa forma, uma visualização mais abrangente de todo o projeto.

Também é uma ferramenta de fácil manuseio e tem como principal aspecto a importação de elementos de outras bases, como os dados presentes em uma planilha do Excel.

Com isso, além de promover essa importação, trata e organiza todas as informações de uma maneira que o líder de um projeto e sua equipe consigam interpretar o material, até mesmo os gráficos, com mais facilidade. 

Esse programa pode ser utilizado online via desktop e também por meio de um aplicativo disponível para alguns sistemas de celulares. 

3- Microsoft Excel 

Talvez seja uma das ferramentas mais conhecidas, pois está presente no cotidiano de várias organizações e também na vida pessoal, como de quem pretende organizar as finanças. 

A planilha Excel é até um pré-requisito em algumas vagas de emprego, porque é um suporte essencial na hora de organizar demandas e informações. Ajudando também na análise de dados coletados. 

Com esse instrumento, conhecido como um facilitador na hora de gerir ações, é possível atribuir tarefas, cálculos, fazer checklist, estruturar elementos e montar gráficos. 

Quem deseja ter ainda mais contato com o projeto e carregá-lo consigo em situações em que não é possível utilizar computador ou celular, também irá conseguir realizar tal feito. impressão em papel transfer, por exemplo, é uma opção. 

3- Office 365 planner

Sabe aquela agenda planner que é dividida não apenas com as datas, mas também com espaços em que é possível listar metas, atividades diárias, demandas, sonhos e muitos outros elementos? Então, essa ferramenta da Microsoft é basicamente isso. 

O aplicativo, que pode ser manuseado no celular, possui uma simples interface que facilita na hora de organizar as informações do projeto. 

Podendo ser utilizado tanto individualmente quanto em grupo, a ferramenta possibilita a criação de vários projetos ao mesmo tempo.

Além de atribuições de tarefas, monitoramento do progresso das ações, compartilhamento de arquivos, desenvolver um cronograma e também sinalizar intercorrências que surgiram no meio do caminho. 

O seu fácil uso faz com que as demandas de cada membro do grupo seja marcada com uma cor e que comentários também sejam publicados, o que facilita uma comunicação mais assertiva. 

Assim, basta colocar no planner uma ação que precisa ser realizada, como “procurar provedor de internet perto de mim”, “alugar vestido para o casamento da Nanda” ou “definir quais franquias irão participar da divulgação”. 

Considerações finais 

Sendo assim, uma gestão de projetos é uma etapa feita de muitos elementos que levarão até o objetivo almejado. 

Por isso, é importante fazer uso de ferramentas de controle e organização na hora de definir as demandas que serão colocadas em prática. 

Além disso, é crucial ter bem esclarecido a pretensão de onde se quer chegar, o que cada colaborador poderá realizar para que a meta seja atingida e ter as informações necessárias, como recursos, prioridades e obstáculos.

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Método e metodologia de projetos: Qual a diferença?

Criar um projeto e fazer toda a sua gestão e planejamento de execução exige que haja a adoção de método e metodologia de projetos, de modo que funcionem, além de ser uma boa maneira para se criar uma padronização.

Apesar da diferença existente entre ambos os conceitos, o método e metodologia de projetos pode ser aderido por diferentes empreendimentos ou assuntos dos quais necessitam de uma ação e técnicas para serem executados.

Uma empresa pode utilizar diversas formas para que seus serviços sejam bem aproveitados e consigam atingir o objetivo final, o que acaba levando os setores de governança e gestão da empresa a sempre buscarem por novidades.

Afinal, com a constante mudança do mercado, clientes buscando tendências e a concorrência procurando se destacar ainda mais, fazer a adoção de métodos e metodologias antigas pode deixar seu negócio para trás. 

Entenda que é o método de projetos

Se tratando de uma técnica para realizar uma execução de um procedimento, o método é um procedimento que possui mais de uma forma para ser realizado.

Como um projeto de ampliação residencial, por exemplo, que pode conter mais de um meio para que os planejamentos sejam realizados e a entrega para os clientes seja feita dentro do prazo.

Contudo, o método não tem a responsabilidade de criar os fluxos de execução de um projeto, nem a organização de equipe ou a delegação de algumas atividades, ficando concentrado em ações específicas.

Alguns formatos de métodos que ajudam em um processo é o CPM, também conhecido como Método do Caminho Crítico. Este método ajuda a identificar quais atividades precisam ser sequenciadas e quais devem ter uma maior atenção.

Como em uma empresa de projeto arquitetônico residencial, que pode sequenciar através de um diagrama quais as partes de um projeto que não devem sofrer atrasos, quais os caminhos para que uma etapa seja melhor concluída e o que consome mais tempo.

Com o CPM, é possível ter um maior controle do projeto, da mesma maneira que as atividades podem servir como base para o que irá ser feito posteriormente ou para que sejam analisadas no final.

O que é a metodologia em projetos

Realizar o gerenciamento e organizar a gestão de projetos, tanto de um pequeno, médio ou grande porte, exige maior atenção. Por isso, a metodologia de um projeto está interligada com implantar, desenvolver e usar projetos que atinjam as metas.

Podendo ser explicado de três modos durante a sua prática, a metodologia possui processos, ferramentas e os padrões.

Os processos são as etapas e tarefas das quais precisam ser colocadas em prática, utilizando as ferramentas que, por sua vez, podem ser softwares em alguns procedimentos, assim como tarefas que exigem um funcionamento manual.

Toda metodologia requer um padrão que deve ser seguido para que funcione adequadamente, bem como os documentos e os relatórios finais podem fazer parte da metodologia.

Nesse sentido, a metodologia de uma empresa paisagismo e jardinagem envolve processos como a elaboração de um ambiente, que pode ser feito de maneira digital através das ferramentas e, após o fim do serviço, um relatório sobre o que foi feito.

Quando a metodologia tradicional é escolhida, em grande parte das vezes é feita com maior antecedência para que se tenha uma prévia de tudo o que irá constituir o projeto, até mesmo as suas fases, deixando levantado quais serão:

• O cronograma;
• Os objetivos;
• Orçamento disponível e o que irá ser necessário;
• Todos os materiais.

Em boa parte dos casos, a metodologia tradicional é adotada por empresas que têm o costume de realizar projetos e não alterá-los de nenhuma maneira, como um endereço virtual para empresas que, após ser estabelecido, não será mudado.

A metodologia ágil (ou agile), por outro lado, é mais flexível para que ocorram mudanças, e estas, por sua vez, podem ser alteradas ou acrescentadas ao longo dos processos de forma que novas ideias possam ser adaptadas.

Utilizada desde os projetos tecnológicos que envolvem softwares e outros processos que não possuem tanta rigidez a serem seguidos, o formato ágil possibilita que o planejamento inicial seja alterado ou até que algumas partes sejam descartadas.

Há empresas que preferem o trabalho de metodologia híbrida, que faz uma união entre o ágil e o tradicional, como um negócio que realiza aluguel por hora sala comercial para reuniões, embora o trabalho seja feito no modelo home office.

Dentre as metodologias, podem existir quatro formatos clássicos que ajudam no planejamento e para que tudo funcione sem erros, sendo eles o formato cascata, Prince2, scrum e extreme programming.

A metodologia em cascata é a que o planejamento ocorre de uma maneira sequencial, avançando somente quando a etapa anterior tiver sido cumprida com êxito, o que diminui as chances de ocorrerem erros.

Essa fórmula de metodologia também é feita se as etapas forem bem definidas e necessárias desde o início do projeto, o que não permite maior flexibilidade para ocorrer mudanças.

A metodologia Prince2 possui três etapas divididas em sete partes cada, dentre as categorias de princípios, temas e processos, o que a torna flexível ou até se mostra como uma forma híbrida da metodologia.

A metodologia scrum é a que pode ser considerada no formato ágil, isso porque sua principal característica são os ciclos que realizam entregas, e essas finalizações compõem o produto final do procedimento.

Isso possibilita uma flexibilidade ainda maior para alcançar o resultado final, promovendo a chance de criar novas alternativas durante o decorrer do processo.

Além disso, é bastante utilizado principalmente no que se refere aos desenvolvimentos de software, por ter uma correção de erros na hora.

Também conhecido como XP, o extreme programming é um formato de metodologia ágil que pode ser similar ao scrum, porém, com uma maior simplicidade no que se refere ao foco da produção.

Os ciclos do XP são mais curtos e pode ter alterações ainda ao longo dos procedimentos, e as revisões também são feitas a todo momento para que o produto final saia com uma qualidade que não precise de revisão ou cancelamento.

O que distingue o método e a metodologia?

Embora de início pareçam se tratar dos mesmos assuntos, a diferença entre o método e metodologia de projetos podem ser pequenas, porém, importantes para que sejam distinguidas.

O método é ligado a uma etapa ou algum processo que possa ser isolado do projeto, ainda que pertençam ao mesmo. Já a metodologia trata-se de tudo o que se refere a como o projeto será executado.

Desse modo, uma empresa de limpeza final de obra pode ter vários métodos sobre como irá realizar a limpeza de determinadas áreas, de acordo com o ambiente, mas sua metodologia sempre será a de entregar no prazo estipulado.

O que acaba tornando as diferenças entre os métodos e a metodologia em algo que ao serem unidas, podem melhorar uma rotina já estipulada em algo mais efetivo, dando à empresa um progresso em relação à concorrência. 

Elegendo a melhor metodologia

Por ser um projeto que envolve várias etapas até o resultado e o objetivo final serem alcançados, saber escolher qual a melhor metodologia para planejar e executar a ação certamente é algo importante.

Por essa razão, é essencial saber o nível de conhecimento da equipe que irá realizar o projeto, como agirão em casos que surja a necessidade de fazer mudanças, o entendimento nas mais diversas tecnologias e tudo o que engloba o projeto que será trabalhado.

Nos casos mais complexos de um projeto, uma empresa de gerenciamento de resíduos deve optar pela metodologia que realize um maior detalhamento, além de um planejamento tradicional para se prever possíveis empecilhos.

Quanto mais complexo for o projeto, o mais indicado são as metodologias tradicionais para obter um planejamento maior, e os projetos simples, são recomendados os formatos híbridos ou os ágeis.

Considerações finais

Um empreendimento tem um método e metodologia de projetos para que possa colocar em prática seus planejamentos, com uma maior segurança e comprometimento, torna-se um negócio que possui uma organização interna e também externa referente aos clientes.

Embora suas diferenças possam ser algo que demanda atenção, a união entre o método e a metodologia em um projeto pode ser útil para qualquer tipo de organização, desde uma loja de materiais de construção até uma empresa de zeladoria e portaria.

Adotar um método ou metodologia para executar processos, mostra-se como algo que faz com que o negócio saiba onde deve melhorar, e assim inovar a ponto de se transformar em uma referência em seu segmento mercadológico.

Com várias opções que mais se encaixam em seus projetos, uma metodologia pode ser fixa ou pode ser flexível, assim como os métodos que serão adotados para se chegar ao objetivo final, de forma a seguir o cronograma mais assertivo.

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