SharePoint Online: Como ele auxilia na gestão de empresas?

SharePoint Online é uma ferramenta usada por empresas dos mais variados tipos e suas funcionalidades trazem vantagens únicas aos usuários.

Uma das coisas mais importantes hoje em dia para as organizações é saber lidar com informações. Com o advento da internet e o avanço da tecnologia, as companhias têm acesso a uma grande quantidade de dados.

Sem falar no fato de que os processos internos também geram muitas informações que precisam ser devidamente guardadas e compartilhadas, caso contrário, vários problemas podem aparecer.

Inclusive, existe a Lei Geral de Proteção de Dados, que exige das empresas uma postura adequada no tratamento de informações valiosas sobre clientes, colaboradores, fornecedores, entre outros.

Diversas ferramentas podem ser usadas com essa finalidade, pois da mesma forma que os recursos tecnológicos ajudam a ter acesso aos dados, também ajudam a tratá-los de maneira segura, inclusive durante o compartilhamento.

Uma dessas ferramentas é o SharePoint online, desenvolvido pela Microsoft, e neste artigo, você vai conhecer um pouco mais sobre ele.

Para trazer uma compreensão completa do recurso, vamos explicar seu conceito, as vantagens trazidas por ele e de que maneira pode auxiliar a gestão das empresas. Confira.

Saiba o que é SharePoint

SharePoint é uma plataforma criada pela Microsoft, que ajuda a armazenar, compartilhar e acessar informações de maneira segura. Todos os dados armazenados podem ser acessados por diferentes tipos de dispositivos.

Assim sendo, os colaboradores do negócio podem trabalhar de qualquer lugar, o que se torna muito útil para as companhias que adotaram o teletrabalho.

Trata-se de um tipo de portal corporativo feito para armazenar e compartilhar dados, possibilitando o trabalho com outros colaboradores em um mesmo projeto, criação de sites, intranets e extranets.

Para um fabricante de medalha de metal, é uma excelente maneira de cuidar melhor da gestão de projetos, melhorar o fluxo de trabalho, facilitar a organização e potencializar a comunicação da companhia.

Ele pode ser personalizado de acordo com as necessidades da instituição, além de ser facilmente integrado a outras ferramentas Microsoft, caso seu uso seja necessário para os funcionários.

Vantagens do SharePoint para as empresas

Utilizar esse recurso desenvolvido pela Microsoft traz muitas vantagens para o negócio, e dentre as que mais se destacam estão:

Colaboradores atualizados

É possível criar uma página de notícias na tela inicial do SharePoint, incluindo matérias e links relevantes para os colaboradores, de modo que eles se mantenham sempre atualizados, desde o momento em que acessam a plataforma.

Esse recurso é muito vantajoso para os negócios que são influenciados por notícias do cotidiano, como no caso do valor de moedas estrangeiras, preços de produtos e ações provenientes de outras empresas.

Melhora a produtividade

Ao utilizar esse recurso, uma empresa de marcação instrumentos cirúrgicos consegue aprimorar o negócio, melhorar sua comunicação e aumentar a colaboração entre os profissionais, o que beneficia a produtividade dos colaboradores.

O tempo é bem aproveitado e conseguimos evitar ruídos na comunicação, sem falar no fato de que ao melhorar a produtividade, conseguimos aprimorar a qualidade dos serviços realizados.

Isso acontece porque a ferramenta facilita a maneira como a equipe trabalha, principalmente no que diz respeito ao compartilhamento de ideias, informações e documentos.

Aumenta a colaboração

O SharePoint é uma ferramenta usada para armazenar e compartilhar arquivos de maneira centralizada, podendo ser acessado por meio de qualquer dispositivo.

Tudo o que está armazenado pode ser editado pelos colaboradores ao mesmo tempo, portanto, mais de uma pessoa pode ter acesso ao projeto sem nenhum tipo de problema.

A colaboração pode ser feita de qualquer local e diretamente entre os envolvidos, o que facilita o trabalho em equipe e o desenvolvimento dos mais variados tipos de projetos dentro da corporação.

Como ele ajuda na gestão de empresas?

O SharePoint traz muitos benefícios para a comunicação e gestão de uma empresa de armazenagem de carga. Tanto é que de acordo com os dados obtidos por uma pesquisa mostram que 90% dos gestores sentem grandes mudanças com essa ferramenta.

Trata-se de uma pesquisa quantitativa realizada pela empresa Samig, especializada em solda e corte, tendo uma equipe com 18 gestores. Todos eles foram entrevistados por meio de um questionário, que destacou os avanços efetivos com o SharePoint.

Uma das maiores mudanças está relacionada à melhora na comunicação interna, algo apontado por cerca de 70% dos gestores entrevistados. Eles alegaram uma melhoria excepcional na comunicação entre as equipes.

Os setores mais beneficiados foram qualidade, marketing e robótica, tendo em vista que essa ferramenta ajuda a ordenar as informações e atualizar sincronicamente todos os envolvidos em um projeto.

Além disso, 64,3% dos gestores acharam que a comunicação interna se tornou mais assertiva, e destes, 35,7% concordaram totalmente.

Isso é importante porque para qualquer tipo de negócio, como uma empresa de serviço de jardinagem, a comunicação é fundamental para o funcionamento da corporação.

Outro ponto levantado na pesquisa foi em relação ao fluxo de trabalho, pois a partir do uso do SharePoint, a empresa começou a trabalhar as informações em um único armazenamento em nuvem, o que proporcionou um trabalho unificado e organizado.

Além disso, 100% dos gestores concordam totalmente que o uso de recursos tecnológicos é fundamental para as atividades do dia a dia.

No caso do SharePoint, é uma ferramenta que contribui com os processos de gestão empresarial, e 90% dos entrevistados perceberam mudanças positivas, logo após a implementação do software, principalmente para as vendas externas.

Os vendedores têm acesso a informações que colaboram com a venda e demonstração de produtos oferecidos pela marca, utilizando como recurso um local para compartilhar materiais e informações.

Isso facilita muito a rotina de um fabricante de toalheiros, visto que antigamente as empresas dependiam de algum colaborador para encaminhar materiais técnicos para demonstrar os produtos aos clientes e potenciais clientes.

Com o SharePoint, basta sincronizá-lo com dispositivos móveis, como no caso de notebooks e smartphones usados pelos vendedores, e com isso aumentar a integração da equipe e sua produtividade.

Outra vantagem é o fato de que esse recurso pode ser utilizado em diferentes setores dentro da companhia, tais como:

• Marketing;
• Robótica;
• Comercial;
• Recursos humanos;
• Assistência técnica.

A pesquisa também mostrou que os gestores se alinham facilmente com o propósito da ferramenta e cerca de 70% concordam com a ampliação de seu uso dentro da corporação.

Como manter os dados seguros?

Agora que você já sabe o que é SharePoint e como ele pode ajudar as empresas, vamos dar algumas dicas para manter os dados seguros. São elas:

Controlar o acesso dos usuários

O administrador de um lar de idosos pode decidir quem vai acessar seus documentos, arquivos e sites. Ele só precisa selecionar os usuários autorizados a ver a documentação e a editá-lo.

A seleção pode ser feita de maneira individual ou em grupo, sendo a segunda opção mais indicada porque facilita o monitoramento das pessoas autorizadas.

Monitorar a ferramenta

É fundamental que tenha um profissional responsável por monitorar o SharePoint, pois rapidamente ele vai notar se algo estranho ou incomum está acontecendo com a ferramenta.

O ideal é que o monitoramento seja feito pelo time de TI, e caso a empresa não possua esse departamento, pode usar os relatórios de auditoria gerados pela própria plataforma, de maneira frequente, por exemplo, a cada 15 dias.

Checar quem tem acesso

Uma franquia de barraquinha de alimentação precisa verificar quem ainda tem acesso ao SharePoint, independentemente do modo como escolheu limitar o acesso dos colaboradores, sendo individual ou em grupo.

Se um colaborador antigo tiver acesso à plataforma, pode agir de má-fé e continuar acompanhando as movimentações, trazendo alguns problemas.

Usar autenticação de 2 fatores

A autenticação de 2 fatores é uma confirmação do colaborador de que realmente ele está autorizado e que é a pessoa autorizada a acessar o site.

Além de inserir sua senha, precisa confirmar por meio de outro dispositivo, que se trata de uma pessoa autorizada a fazer o login.

Para um fabricante de parede de divisoria, isso é importante porque não depende apenas da senha do profissional, dificultando, assim, as ações de hackers.

Selecionar administradores

Por fim, tenha administradores para os conjuntos de sites do SharePoint, tendo em vista que um único administrador consegue organizar o site e monitorá-lo.

Ademais, esta é uma forma de evitar a criação de muitos sites dispensáveis, que podem atrapalhar a rotina da companhia.

Considerações finais

O SharePoint é uma plataforma de colaboração segura e inteligente, que pode melhorar consideravelmente o funcionamento da empresa, pois ele auxilia na organização, desenvolvimento e comunicação de projetos.

Se o seu negócio ainda não utiliza esse recurso, precisa conhecê-lo o quanto antes, pois vai tornar a companhia mais competitiva e organizada.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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