O que é Kanban e Como usar esse Método

E ai… você já sabe o que é Kanban, para que serve e como pode ajudar no seu fluxo de trabalho? Não?… Então leia este post até o final que deixei tudo explicado, separado por tópicos para ficar mais fácil para você entender!

O Kanban é um sistema visual para gerenciar o trabalho à medida que ele se move através de um processo. Kanban visualiza tanto o processo (o fluxo de trabalho) quanto o trabalho real que passa por esse processo. O objetivo do Kanban é identificar potenciais gargalos no processo e resolvê-los para que o trabalho possa se mover pelo processo de forma econômica e com velocidade ou rendimento otimizado.

CURIOSIDADE – Kanban, também escrito “kamban” em japonês, traduzido como “prateleira” (em chinês) significa “capacidade disponível (para trabalho)”. Kanban é um conceito relacionado à produção enxuta e just-in-time (JIT), onde é utilizado como um sistema de programação que indica ou que produzir, quando produzir e quanto produzir.

Definição

O método Kanban é um meio para projetar, gerenciar e melhorar os sistemas de fluxo de trabalho do conhecimento. O método também permite que as organizações iniciem seu fluxo de trabalho existente e façam mudanças evolutivas. Eles podem fazer isso observando seu fluxo de trabalho, limitando o trabalho em andamento (ver-serra) e parando o início e o início do acabamento.

O Método Kanban deve seu nome ao uso de mecanismos de sinalização visual Kanban para monitorar os trabalhos em andamento para produtos de trabalho imateriais.

Também conhecido como

Um termo geral para sistemas que utilizam o método Kanban é fluxo, que indica que o trabalho flui continuamente através do sistema em vez de ser organizado em períodos de tempo separados.

Quando apropriado

Kanban pode ser usado em qualquer ambiente de trabalho de conhecimento, e é especialmente aplicável em situações em que o trabalho vem de forma imprevisível e/ou quando você deseja distribuir o trabalho assim que ele é concluído, em vez de esperar por outros itens de trabalho.

Valor

• As equipes que utilizam o Kanban para melhorar os serviços que prestam utilizam os seguintes valores:
• A transparência no compartilhamento de informações de forma aberta e em termos claros e simples melhora o fluxo de valor comercial.
• Aspectos, pontos de vista e capacidades diferentes devem ser equilibrados para alcançar a eficácia.
• Colaboração-Kanban foi criado para melhorar a forma como as pessoas trabalham juntas.
• Os sistemas Customer-Kanban são projetados para atender os clientes de salas de espera para otimizar os clientes externos ao sistema, mas isso é interno ou externo à organização onde o sistema está localizado.
• Fluxo – o trabalho é um fluxo contínuo ou episódico de valor.
• A liderança (a capacidade de inspirar outros a agir através do exemplo, da palavra e do pensamento) é necessária em todos os níveis para alcançar uma melhoria contínua e fornecer valor.
• Para avançar e melhorar, é necessário compreender o ponto de partida, individual e organizacional.
• Acordar – todos os participantes de um sistema estão comprometidos com a melhoria e concordam em trabalhar juntos para atingir os objetivos, respeitando e abordando as diferenças de opinião e abordagem.
• Apreciação, compreensão e consideração pelas pessoas.

Princípios

Princípios para a gestão da mudança

Kanban é estruturado para abordar a tendência humana de resistir à mudança.

• Comece com o que você está fazendo agora: entenda os processos atuais como praticados hoje e respeite os papéis, responsabilidades e cargos existentes.
• Concordar com a busca de melhorias através da mudança evolutiva.
• Promover a liderança a todos os níveis.

Princípios de prestação de serviços

Esses princípios reconhecem que as organizações são um conjunto interdependente de serviços e que o foco deve estar no trabalho, não nas pessoas que o fazem.

• Compreensão e foco nas necessidades e expectativas do cliente.
• Gerencie o trabalho; deixe as pessoas se organizarem ao seu redor.
• Desenvolver políticas para melhorar os resultados do cliente e do negócio.

Práticas

As práticas a seguir são atividades essenciais para gerenciar um sistema kanban.

Visualizar

Os sistemas kanban usa mecanismos como o painel KANBAN para visualizar o trabalho e o processo pelo qual você está passando. Para tornar a visualização o mais eficaz possível, você precisa exibir.

• Em que ponto do processo uma equipe que trabalha em um serviço concorda em executar um item de trabalho específico (ponto de compromisso).
• Em que ponto do processo, o equipamento e o item de trabalho para um cliente (ponto de entrega).
• Política que determina qual trabalho deve existir em um determinado estágio.
• Limites WIP.

Limitar o trabalho em andamento

Ao definir limites na quantidade de trabalho em andamento em um sistema e usar esses limites para orientar quando novos itens são lançados, você pode suavizar o fluxo de trabalho e reduzir os tempos de entrega, melhorar a qualidade e entregar com mais frequência.

Gerenciar o fluxo

O fluxo de trabalho em um serviço deve maximizar o valor da entrega, minimizar os prazos de entrega e ser o mais previsível possível. As equipes usam controle empírico por meio de transparência, inspeção e ajuste para equilibrar esses objetivos potencialmente conflitantes. Um aspecto importante do gerenciamento de energia é identificar e abordar gargalos e bloqueios.

Tornar explícita a política

Políticas explícitas ajudam a explicar um processo que vai além de listar os diferentes estágios do fluxo de trabalho. As políticas devem ser escassas, simples, bem definidas, visíveis, sempre implementadas e facilmente modificadas por aqueles que trabalham no serviço. Exemplos de políticas são: limites de WIP, alocação de capacidade, definição de fato e outras regras para itens de trabalho que existem em diferentes estágios do processo.

Implementação de loops de feedback

Loops de feedback são um elemento essencial em qualquer sistema que se concentre na mudança evolutiva. Os loops de feedback usados no Kanban são descritos na seção ciclo de vida.

Melhorar a colaboração, evoluir experimentalmente

O Kanban começa com o processo como existe atualmente e aplica melhorias contínuas e incrementais em vez de tentar alcançar um objetivo final predeterminado.

Funções

Dada a abordagem do Kanban para iniciar seu processo existente e desenvolvê-lo, não há funções explicitamente necessárias ao contratar o Kanban. Use as funções que você tem atualmente em sua equipe.

Na prática, surgiram duas funções que servem a um determinado propósito. Essas funções provavelmente serão desempenhadas por alguém em uma função existente, conforme mencionado abaixo.

Gerente de solicitação de serviço

Ele compreende as necessidades e expectativas dos clientes e facilita a seleção e a ordem dos itens de trabalho na reunião de plug-in. Essa função geralmente é executada por um gerente de produto, proprietário de produto ou gerente de serviço.

Gerente de entrega de serviços

É responsável pelo fluxo de trabalho para a entrega de itens selecionados aos clientes. Facilita o planejamento de reuniões e entregas Kanban. Outros nomes para essa função são flow manager, delivery manager ou flow master.

Ciclo de vida

Como os elementos de trabalho tendem a fluir através de um sistema kanban em um fluxo de uma parte, e cada sistema é diferente em termos das fases de seu fluxo de trabalho, a melhor maneira de descrever o ciclo de vida do método Kanban é através dos loops de feedback relevantes.

Quais são loops de feedback (cadências)?

Análise da estratégia (trimestral)

Selecione os Serviços a serem prestados e o contexto em que esses serviços são apropriados.

Revisão das operações (mensal)

Entenda o equilíbrio entre os serviços, incluindo a implementação de pessoas e recursos para maximizar o valor.

Análise de risco (mensal)

Compreender e responder aos riscos do serviço

Revisão da prestação de serviços (quinzenal)

Examinar e melhorar a eficácia de um serviço. É semelhante a uma retrospectiva destinada a melhorar o sistema Kanban.

Reunião de reposição (semanal)

Identifique os itens em que a equipe trabalhará e determine quais itens de trabalho podem ser selecionados. Isso é análogo a uma reunião de planejamento para um sprint ou uma iteração.

A reunião kanban (diária)

A equipe que trabalha em um serviço coordena suas atividades para o dia. Isso é análogo a um standup diário.

Reunião de planejamento de entrega (por cadência de entrega)

Acompanhamento e planejamento de entregas a clientes.

Gostou do artigo até aqui?… Então veja esta dica que guardamos para o final…

Como aproveitar ao máximo a adoção do Kanban

Seguindo estes quatro princípios fundadores do Kanban, as equipes poderão colher todos os benefícios desta metodologia.

1. Comece com o que você faz agora
   Kanban não é uma metodologia de ciclo de vida de desenvolvimento de software ou uma abordagem de gerenciamento de projetos. Isso requer que alguns processos já estejam em vigor para que o Kanban possa ser aplicado para mudar gradualmente o processo subjacente.

As equipes não têm que fazer mudanças imediatas no processo. Com a implementação do Kanban, você supera as ineficiências e depois muda gradualmente seu processo enquanto coleta dados e métricas sobre seu fluxo de trabalho atual e eficiência da equipe.

2. Aceitar mudanças incrementais e evolutivas
   Uma característica desejável do Kanban é que ele não introduz ou requer mudanças radicais. As mudanças incrementais permitem menor resistência dos membros da equipe e da organização, fazendo com que as mudanças positivas se manifestem mais rapidamente.
3. Respeitar o processo atual, funções, responsabilidades e títulos
   A implementação do Kanban não requer uma mudança nas funções e responsabilidades da equipe ou a imposição de títulos. Como mencionado no primeiro princípio. Também não requer uma mudança imediata no processo. Cabe à equipe decidir quais papéis seriam úteis para seu processo e quando uma mudança é necessária. Como o segundo princípio, isto permite que as equipes digiram as mudanças facilmente, pois são mais manejáveis e menos intimidadoras.
4. Encorajar atos de liderança em todos os níveis
   Uma coisa que Kanban amplifica é a responsabilidade. medida que os dados do processo e o progresso do trabalho se tornam transparentes, as equipes devem assumir a responsabilidade pela implementação das mudanças. A iniciativa ou diretriz não tem que vir de um líder ou gerente de equipe. Todos os membros da equipe são encorajados a contribuir com idéias e liderar iniciativas de melhoria de processos para melhorar continuamente a maneira como trabalham e, conseqüentemente, seus produtos e serviços.

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