O QUE É UM PROJETO? – DEFINIÇÃO E CARACTERÍSTICAS CHAVE

A compreensão adequada da definição e das características-chave de um projeto é de grande importância. Qualquer projeto não é apenas uma forma de fazer ou fazer algo, mas é uma oportunidade de alcançar um resultado desejado através da aplicação de uma abordagem de gerenciamento sistemático (por exemplo, desenvolvimento de produto ou compartilhamento de conhecimento).

Uma pessoa ou organização de projeto precisa entender como resolver problemas complexos através do gerenciamento de projetos. Neste artigo vamos definir o termo ‘projeto‘, descrever as características-chave de um projeto e explicar como distinguir um projeto de uma atividade.

O que é um projeto? – Definição de um projeto

Um projeto é uma grande oportunidade para organizações e indivíduos atingirem seus objetivos empresariais e não empresariais de forma mais eficiente, implementando mudanças. Os projetos nos ajudam a fazer as mudanças desejadas de forma organizada e com menor probabilidade de fracasso.

Os projetos diferem de outros tipos de trabalho (por exemplo, processos, tarefas, procedimentos) então click no link ao lado e veja esse artigo e Conheça 3 plataformas para gestão de projetos e automação de tarefas. Enquanto isso, no sentido mais amplo, um projeto é definido como uma atividade específica e finita que produz um resultado observável e mensurável dentro de certos requisitos pré-definidos.

Esta é uma tentativa de aplicar a mudança desejada a um ambiente de forma controlada. Através de projetos podemos planejar e realizar nossas atividades, por exemplo, construir uma garagem, realizar uma (campanha de marketing, desenvolver um website, organizar uma festa, sair de férias, graduar-se com honras da universidade) ou qualquer outra coisa que queiramos fazer.

Um projeto é uma tentativa ou esforço temporário, único e progressivo para produzir algum tipo de resultado tangível ou intangível (um produto, um serviço, uma vantagem competitiva única, etc.). Normalmente inclui uma série de atividades relacionadas que são planejadas para serem realizadas em um determinado período de tempo e dentro de certos requisitos e restrições, tais como custo, qualidade, desempenho, etc.

Principais características

Como pode ser visto na definição dada, qualquer projeto pode ser caracterizado por estas características:

• Temporárias: Esta característica chave significa que cada projeto tem um início e um fim finitos. O início é o momento em que o projeto começa e seu conceito é desenvolvido. O fim é alcançado quando todos os objetivos do projeto foram alcançados (ou não alcançados se for óbvio que o projeto não pode ser concluído, então é encerrado).
• Produtos únicos: Cada projeto tem como objetivo produzir um produto, um serviço ou qualquer outro resultado. Os resultados finais devem resolver um problema ou ser analisados antes do início do projeto.
• Processamento progressivo: À medida que um projeto avança, a pesquisa e a melhoria contínua estão disponíveis, permitindo planos mais precisos e abrangentes. Esta característica chave significa que sucessivas iterações de processos de planejamento levam ao desenvolvimento de soluções mais eficazes para o progresso e desenvolvimento do projeto.

Além das características listadas, um projeto convencional é:

• Com um propósito, uma vez que tem uma compra racional e mensurável
• Lógico, já que tem um certo ciclo de vida
• Estruturado, uma vez que tem interdependências entre suas tarefas e atividades
• Conflictual, pois tenta resolver um problema que cria um tipo de conflito
• Limitado pelos recursos disponíveis
• Risco, pois envolve um elemento de risco

Alguns exemplos de projetos são:

• Desenvolvimento de um novo produto ou serviço
• Construção de um edifício ou estrutura
• Renovação de uma cozinha
• Projetando um novo veículo de transporte
• Adquirir um sistema de dados novo ou modificado
• Organização de uma reunião
• Implementando um novo processo de negócios

Não importa o tamanho de seu projeto, você pode se beneficiar do uso de modelos editáveis de projetos, esquemas pré-formatados e reutilizáveis que servem como ponto de partida para o planejamento de novos trabalhos. Os modelos permitem que você estabeleça tarefas, orçamentos, calendários, relatórios e outros documentos de gerenciamento de projetos sem ter que começar do zero todas as vezes.

Divisão de Trabalho

Nas organizações, um projeto é definido como um trabalho planejado para execução no ambiente empresarial atual. Esta definição permite distinguir entre outras peças, como por exemplo:

• Programa – um objetivo amplo e de longo prazo que é freqüentemente dividido em uma série de projetos e subprojetos
• Tarefa – uma atividade identificável e mensurável que cria uma pequena unidade de trabalho para um projeto relacionado
• Pacote de trabalho – divisão de uma atividade de projeto
• Unidade de trabalho – divisão de pacotes de trabalho

Os projetos, juntamente com os programas, tarefas, pacotes de trabalho e unidades de trabalho, são os elementos da estrutura de trabalho de ruptura ou EDT. Muitas vezes, a EDT é utilizada para determinar uma hierarquia de projetos de acordo com as atividades, com referência a seus resultados e objetivos.

Um programa compreende vários ou mais projetos maiores. Um projeto maior pode ser subdividido em sub-projetos menores e relacionados. Cada uma delas pode ser subdividida em atividades que, por sua vez, são subdivididas em atividades ou sub-atividades relacionadas. Uma atividade inclui uma série de objetivos menores controlados por marcos.

Gerenciamento de projetos

A gestão de projetos é a arte de planejar, controlar e executar um projeto de forma a garantir o sucesso do resultado desejado. É amplamente utilizado em organizações como um conjunto de ferramentas para atingir metas e objetivos estratégicos.

Os principais benefícios de utilizar o gerenciamento de projetos no ambiente empresarial podem ser descritos como

• Acelerando a melhoria e o fortalecimento da gestão empresarial através da aplicação de idéias de gestão participativa. Os projetos ajudam a envolver os funcionários no processo de tomada de decisão
• Adotando uma abordagem de engenharia de sistemas que ajude a lidar com os riscos de forma eficaz
• Fazendo mudanças específicas ligadas às estratégias corporativas

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Visão geral do Microsoft Project Online

Existem muitas ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado. Nenhuma oferece mais funcionalidade para o dinheiro do que o Microsoft Project Online baseado em nuvem. Do planejamento do projeto ao gerenciamento de portfólio e à governança da aprovação do projeto, a solução tem isso e muito mais.

Project Microsoft Profissional

Sim, na verdade, o Microsoft Project é usado com o Microsoft Project Online! Enquanto o Project Online fornece a capacidade de editar projetos na web, o cliente de desktop do projeto online fornece 100% das capacidades do mecanismo de programação.

O Project Online Professional também oferece poderosas funções de agendamento para todos os tipos de projetos, incluindo projetos ágeis. O diagrama de Gantt é uma grande representação visual da duração e do progresso de tarefas individuais e a ferramenta é um ótimo lugar para atualizar tarefas com base nos dados de execução do projeto.

Para conectar o MS Project Pro ao MS Project Online, basta criar uma conta através da URL da aplicação web do projeto na ferramenta MS Project. Você precisa de um projeto em branco aberto para fazer isso, depois vá para arquivo > informações > gerenciar contas. Uma vez criado, dê uma olhada no MS Project e conecte-se ao MS Project Online. A partir deste ponto, os projetos serão salvos na nuvem. Isto permite que outras partes interessadas, tais como membros da equipe, membros do PMO e muitos outros, possam visualizar informações e recursos do projeto através de um navegador da web.

Entrada do projeto

A contratação de projetos, a introdução de candidaturas a projetos, é algo bastante comum para as organizações. O Gerenciamento de Portfólio (PPM) geralmente começa com pedidos de projetos. Esses pedidos são muitas vezes de vários tipos. Muitas vezes, elas exigem informações diferentes para começar, têm processos de aprovação diferentes, utilizam fluxos de trabalho diferentes e têm modelos diferentes de planejamento de projetos.

Felizmente, as características de gerenciamento de demanda do Microsoft Project Online tornam este recurso muito fácil de ser aproveitado. Os tipos de solicitação podem usar diferentes fluxos de trabalho, modelos e capturar diferentes atributos de projeto. Eles também podem usar diferentes modelos de sites de projetos para armazenar os artefatos do projeto.

Não sabe o que é um site de (project)? Bem, um site de (project) oferece à equipe de projeto um ótimo veículo para colaborar em projetos através de documentos, problemas, riscos e muito mais. Os locais do projeto também podem ser pré-povoados com artefatos do projeto! Portanto, cada solicitação de projeto pode ter certeza de que o local do projeto está pré-povoado com o conjunto certo de Modelos de Projeto!

Centro de projetos

Obtenha uma visão unificada de todas as iniciativas de projetos no Project Center. A visibilidade de todos os projetos, incluindo os indicadores gráficos representando o status dos KPIs, é possível no Project Center no Project Web App. Atributos de projetos personalizados proporcionam a capacidade de agrupar projetos por pontos de dados, tais como Cronograma, Departamento, Fase e muito mais.

Detalhes do projeto

Quando você precisar visualizar informações sobre um único projeto, do Centro de Projetos simplesmente clique no nome do projeto e você será levado para a seção Detalhes do Projeto. Os atributos do projeto, tais como informações de casos de negócios, motivadores de negócios, âmbito interno, fora do escopo, necessidade comercial, são todos possíveis nas páginas de detalhes do projeto. A página de programação lhe dará informações sobre todas as atividades do projeto, datas de início e fim, informações de monitoramento, incluindo trabalho, trabalho real e muito mais.

Centro de Recursos

Se a gestão de recursos é uma necessidade para uma organização, o Centro de Recursos é para você. O estabelecimento adequado do pool de recursos empresariais fornecerá informações significativas aos tomadores de decisão, tais como “podemos tomar novas iniciativas” e “qual será o impacto da transferência do Recurso A do Projeto xyz para o Projeto abc”?

Os gerentes de projeto e gerentes de recursos terão uma visão da valiosa capacidade de recursos, da demanda e das informações de utilização. Os “Project managers” gerentes de projetos poderão localizar recursos dispostos a trabalhar em seus projetos, e os gerentes de recursos poderão monitorar os recursos e ajudar a evitar a alocação excessiva de recursos.

Relatório

Power BI e Excel fornecem poderosos relatórios e recursos de painel de controle para o Microsoft Project Online. O Excel possui poderosos recursos táticos, permitindo uma análise profunda dos dados. Power BI fornece painéis de controle e gráficos altamente dinâmicos onde você pode aproveitar os recursos visuais para filtrar rapidamente através de páginas inteiras de dados.

Descrição

O Project Online oferece uma poderosa capacidade de gerenciamento de projetos e portfólios para qualquer organização. Configurar seu produto para fornecer essas capacidades pode ser um desafio. Entre em contato com a Elephantine para ajudá-lo a montar o PPM e garantir seu sucesso.

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Conheça 3 plataformas para gestão de projetos e automação de tarefas

Microsoft oferece recursos essenciais para profissionais e gestores de projetos.

Por mais experiente que seja um gestor de projetos, contar com ferramentas que aumentam a produtividade e ajudam a visualizar o projeto de forma completa e em tempo real é sempre uma necessidade.

Com o crescimento da demanda de mercado e melhorias na tecnologia, empresas como a Microsoft investem pesado em plataformas de gestão de projetos que simplifiquem a rotina e permitam que os profissionais gastem tempo planejando o que realmente precisa de maior atenção.

Conheça a seguir o MS Project, a Power Platform e o Microsoft Sharepoint, que são ferramentas já difundidas no mercado e auxiliam desde o planejamento até o controle orçamentário em cada etapa.

MS Project

Carregando a versatilidade dos produtos Microsoft, o MS Project provavelmente já passou pelos seus olhos se você é usuário do pacote Office. Ele oferece diversos recursos de forma simples, facilitando o planejamento e a execução de diversas tarefas de um projeto.

Muitos gestores fazem uso do MS Project para conseguir ter um olhar mais expandido acerca de um projeto e tomar decisões mais estratégicas quanto a prazos, orçamentos e posição de cada tarefa dentro dele.

Entre os profissionais que mais usam o MS Project estão engenheiros e projetistas, mas ele também pode ser usado para organizar um projeto caseiro, como uma reforma com baixo orçamento e pouco tempo de execução.

Power Platform

Já a Power Platform é o trio de três apps da Microsoft:

• Power Apps
• Power BI
• Power Automate (antigo Microsoft Flow).

Esse conjunto de ferramentas funciona para organizar e automatizar o fluxo de dados de uma empresa. A vantagem é que muitas dessas tarefas antes dependiam de profissionais de TI, portanto a espera entre pedido e execução era maior que o esperado.

Com o uso da Power Platform, é possível trabalhar análise de dados, desenvolver aplicativos e automatizar processos, como, por exemplo, os bots presentes em sites de vendas.

A principal melhoria que uma empresa pode obter dessa ferramenta é a redução de custos, pois o que antes precisava de uma grande equipe, agora é feita por máquinas, e o aumento na produtividade, uma vez que é possível identificar pontos travados no fluxo de produção e otimizá-los.

O Power BI funciona como um simplificador na geração de relatórios e campanhas de melhorias. Ao invés de gerar diferentes planilhas e passar muito tempo interpretando os dados individualmente, a ferramenta gera insights poderosos com gráficos, estatísticas e outras informações valiosas para quem precisa acompanhar o andamento de um projeto em tempo real.

Microsoft Sharepoint

O Sharepoint é uma espécie de modernização da intranet, pois permite que os funcionários de diversas áreas da sua empresa criem sites para compartilhamento de arquivos internos e com clientes. Ele funciona como um serviço de nuvem, com a vantagem de uma comunicação completa e ágil.

A ferramenta está disponível no Office 365 e é totalmente compatível com o OneDrive. Dessa forma, as equipes podem acessar as informações mais necessárias de diferentes dispositivos, como smartphones e tablets, inserir e remover dados em tempo real e criar acessos especiais para visitantes.

Com a chamada transformação digital, e principalmente após a pandemia do novo coronavírus, ficou claro para as empresas como investir em ferramentas de gestão e automação é um caminho sem volta e que traz diversos benefícios para o seu negócio.

Se você é gestor freelancer, por exemplo, as três soluções apresentadas ao longo deste conteúdo podem te ajudar a manter diferentes consultorias, com a agilidade que você precisa e a segurança e a privacidade de dados que o seu cliente espera.

VEJA TAMBÉM O VÍDEO : LINHA DO TEMPO DE PROJETOS COM POWER BI

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Lean Pack: ferramenta para gerar relatórios de todas as informações do seu projeto

Sistema que automatiza a relação entre o Power BI e o Project Online proporciona maior controle aos gestores na hora de gerenciar um projeto.

Não é novidade que uma boa gestão de empresas, desde as de pequeno até as de grande porte, exige planejamento. O desafio, entretanto, é que esse feito, para ser efetivo, exige de nós um bom gerenciamento dos dados e de todas as variantes informativas, independentemente do setor de seguimento do negócio.

Cruzar dados e realizar diagnósticos precisos se torna humanamente impossível em tempo hábil, porque os fatores a serem analisados, bem como suas variantes, estão cada vez mais complexos e exigem não só atenção, como a automatização destes processos.

Por essa razão, toda empresa de sucesso conta com softwares de gestão e, em especial, com o relacionamento entre dois ou mais deles para que se configure uma efetiva rede de gestão automática. Configurar essa relação, porém, torna-se outro desafio.

A ideia do Lean Pack surge desta demanda de automatizar a relação entre dois sistemas bastante conhecidos de nós, o Power BI e o Project Online. Mas vale conhecer um pouco mais cada um deles para que você entenda melhor suas vantagens.

Conhecendo o Power BI e o Project Online

Como o próprio nome nos indica, o Power BI é um software de Business Intelligence (BI). Ou seja, ele é um sistema que consegue coletar informações e dados da empresa, reuni-los e criar diagnósticos e soluções a partir dessas operações. Com os indicadores gerados, gestores e colaboradores conseguem tomar decisões e diminuem fatores como retrabalho e erro.

O diferencial do Power BI, desenvolvido pela Microsoft, é que ele amplia a fonte desses dados e atinge desde as planilhas de Excel até as redes sociais, passando, é claro, por todos os outros softwares de gestão utilizados pela empresa em questão.

Além disso, sua potência é outro fator relevante que merece destaque. Quem tem familiaridade com planilhas de gestão sabe que a maioria dos sistemas começa a diminuir sua operacionalidade, o que consequentemente afeta a produtividade da empresa quando o volume de dados é muito grande.

Mesmo sistemas mais leves, como o próprio Excel, começam a travar quando temos arquivos com mais de 100 mil linhas. Com o Power Bi, isso não acontece. Sua programação permite que ele suporte dezenas de milhões de dados com boa operação.

Uma das funções mais utilizadas do Power BI é o que chamamos de relacionamento, em que é possível unir efetivamente os dados de diversas fontes e gerar os diagnósticos automaticamente, bem como os resultados em gráficos visuais, o que deixa a análise mais intuitiva.

Esses gráficos, vale pontuar, acompanham o layout de todo o sistema. Simples, informativo e de fácil navegação. Por fim, vale lembrar que o Power BI tem um ótimo aplicativo para celular, o que facilita muito o dia a dia dos gestores com uma rotina mais agitada.

Já o Project Online é um sistema de gerenciamento de projetos, serviço do já conhecido Gerenciamento de Portfólio de Projetos, agora disponível na nuvem. Isso, por si só, já nos faz entender por que o seu funcionamento, em associação com o Power BI, é algo tão efetivo, vez que o diagnóstico de um auxiliará no desenho de metas do outro, e vice-versa.

Entre tantas outras, a principal vantagem do Project Online é a possibilidade de ter um portfólio de projetos unificado. Dessa maneira, você terá todos os seus projetos em um único lugar, o que evita, por exemplo, duplicidade e perda de informações.

Tanto o Power BI quanto o Project Online são altamente customizáveis, o que faz com que eles atendam a diferentes demandas específicas de cada empresa.

A solução do Lean Pack

O Lean Pack, por sua vez, é um pacote de relatórios desenvolvido no Power BI com informações extraídas do Project Online, sendo esse então um sistema que otimiza e automatiza a relação entre os dois.

Na prática, ele proporciona 25 visões, dividas em 10 relatórios; desde o status do projeto até o controle de gastos, passando, é claro, pelos riscos e problemas, pendências, controle de recursos e muito mais.

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