Como usar o AS-IS/TO-BE na Melhoria de Processos: transforme processos e aumente resultados

Atualizações são sempre importantes para a realização de projetos. Quando uma empresa pensa no seu crescimento deve imaginar maneiras de o realizar. Por isso, os processos de negócios envolvem tanto o que deve ser feito como também a maneira que será realizada. 

Quando há uma desatualização encontramos problemas para terminar aquele objetivo. Assim, em muitos casos a expectativa não é tão alta. O que pode ser feito para evitar essa desatualização?

Bem, a resposta pode ser muito simples, mas a execução nem sempre… Por isso, atualmente, se conta com alguns recursos que podem ser extremamente valiosos para cumprir tal objetivo. Um dos principais com toda certeza é o AS-IS/TO-BE. Mas muitos ainda não conhecem essa sigla.

O que é o AS-IS/TO-BE?

Representa mais uma das fases do BPM. O Processo de Gerenciamento de Negócios possui muitas informações que devem ser consideradas. Seu objetivo, é claro, é promover a melhoria do negócio de tal forma que exista organização na realização das etapas. Tudo precisa acontecer da maneira mais adequada possível.

Primeiramente precisamos entender o AS-IS. Costuma ser relacionado a observação de como determinada empresa realiza seus processos durante determinado período de tempo. Em outras palavras, é uma análise. Portanto, também é conhecido como Análise de Processos. 

Por sua vez, a AS-IS representa uma etapa anterior à parte de melhorias. Aqui, todos os processos são descobertos e analisados. Tanto o processo primário como os processos de gerenciamento podem ser destrinchados aqui.

Quando se entra na parte de melhorias, ou também TO-BE a visão é completamente diferente. Essa parte também pode ser chamada de “Desenho de processos”. O objetivo dela é muito simples, propor algumas melhorias para aqueles processos que já existem.

Pode ser uma área bastante abrangente, sendo assim, um estudo aprofundado é um requisito básico. 

Quando o AS-IS/TO-BE é vantajoso

Claro, as situações são diferentes para as empresas. Cada organização pode ver uma vantagem ou desvantagem de acordo com o período em que está sendo realizada a ação. Abaixo vamos destacar algumas dessas situações e mostrar porque utilizar o AS-IS/TO-BE. 

Atualização do planejamento estratégico

Claro, quando falamos de planejamento estratégico estamos falando de reflexão. A estratégia irá ditar como algum projeto será realizado, diminuindo custos ou até mesmo o tempo em que ele será finalizado. Assim, se perceber que alguma estratégia não está atuando bem com o projeto, pode ser o momento ideal para realizar uma melhoria nos processos.

Na primeira etapa “AS-IS”, há uma identificação das partes que são mais importantes para que a estratégia tenha alinhamento com o processo. Já na segunda parte, temos uma visão aprofundada. Uma alteração completa no processo pode ajudar muito para que os resultados sejam mais visíveis e adequados à estratégia.

Queda da performance organizacional

Uma das outras causas de problemas na organização é a queda de desempenho organizacional. Portanto, seguir uma estratégia como a AI-IS/TO-BE, deve ser vista como algo extremamente recomendável, evitando dispersões exageradas e até a utilização de métodos que não geram resultados. 

Graças a essa estratégia há possibilidades de obter informações para que os problemas sejam detectados e debatidos antes. Por fim, você consegue realizar uma remodelagem dos processos, que por sua vez evita muitos problemas no futuro.

Aquisições de novas tecnologias

A cada dia que passa novas tecnologias são incluídas. Com a internet o acesso a elas fica cada vez mais rápido. Aquelas instituições que não aderem, podem ficar para trás de maneira muito rápida. Lembrando que isso é algo que pode envolver diferentes locais. 

No entanto, uma das dúvidas que surgem com frequência é se aquele projeto realizado realmente está trazendo algum benefício para a empresa. Até porque a tecnologia precisa ser bem instalada para que os resultados sejam maximizados. 

Graças a AI-IS/TO-BE, hoje você pode contatar com um sistema para verificar isso. Seguindo algumas etapas é possível ter uma visibilidade bem interessante sobre como a tecnologia atua nos processos. Dessa forma, tudo é baseado em suposições ou desejos.

Abaixo vamos entender com mais detalhes um pouco sobre a natureza da aplicação da estratégia AI-IS/TO-BE nas empresas. 

Entenda o negócio

Bem, antes de começar a mapear os processos é fundamental realizar algumas outras ações. Algumas pessoas consideram de suma importância relembrar sua cadeia de valor. Assim, terá uma visão completa do que a empresa faz e como as atividades conseguem gerar produtos ou serviços eficientes para a empresa.

Relembrar disso é fundamental! Até porque algumas alterações realizadas pelo AI-IS/TO-BE podem alterar drasticamente a missão da empresa, o que não é algo legal. Essa etapa pode ser considerada muito fácil e geralmente é utilizada por aqueles que não sabem por onde começar.

Definir metodologias

Quando se trata de um projeto tão elaborado, devemos pensar no seu planejamento o quanto antes. 

É importante que consiga definir os objetivos, metas e indicadores do processo para garantir uma boa estratégia de execução. Além disso, depois de planejar o projeto precisará manter uma rotina de monitoramento, para avaliar possíveis problemas que possam surgir. Não hesite em fazer qualquer correção, elas são básicas.

Após isso, basta escolher com atenção a metodologia que será utilizada. Existem diferentes técnicas que podem ser utilizadas para melhorar o desempenho de um processo. As ações podem ser resumidas em:

• Observação: o momento para ter total atenção nos procedimentos que devem acontecer e as impressões sobre eles;
• Entrevistas: Uma conversa qualitativa com usuários chaves;
• Questionários: que se baseia na aplicação de uma lista de perguntas padrão para determinada quantidade de colaboradores;
• Design Thinking: Um conjunto de práticas que tem o objetivo de encontrar soluções criativas para determinados problemas.

A escolha dos métodos utilizados depende bastante da empresa, assim, aqueles que realizam a avaliação devem considerar aquilo que se aplica melhor dentro do contexto da sua empresa.

Colete o máximo de informações

Informações são o básico para conseguir criar estratégias bem direcionadas. Quando falamos disso, precisamos novamente pensar na cadeia de valor e como alguns processos se adequam a ela. Também é preciso compreender o sistema necessário para suportar aquela ação.

Nessa etapa, os participantes do processo também devem participar. Devem oferecer o máximo de conhecimento de acordo com suas práticas. É claro, entender o que o funcionário deseja passar também é um ponto extremamente importante nesse momento.

Análise e documentação

Para conseguir gerar uma boa documentação é preciso refletir algumas questões. Afinal de contas, transformar as informações coletadas em conhecimento útil representa uma das etapas mais relevantes.

Toda essa parte de reflexão com relação às indagações está completamente ligada à criação da documentação. Também podemos destacar que neste momento estamos tratando do AS-IS. 

Lembre-se também de tentar não misturar as aplicações. Em algumas organizações é comum que exista confusão entre AS-IS e o TO-BE. Por esse motivo, é tão importante que essa etapa seja rápida.

Proponha melhorias 

Bem, aqui além de propor melhorias para o projeto, também é o momento em que deve redesenhar. Todas as etapas acima diziam respeito ao AS-IS. Agora devemos partir para o To-Be. Esse, por sua vez, está completamente relacionado à melhoria de processos e por conta disso revisões são bem comuns.

Sempre há necessidades de melhorias. No entanto, quando for realizar algo assim, tenha em mente que a maneira mais rápida e eficiente é não buscar informações completas demais. O processo criado de maneira simples terá fácil compreensão e quanto mais simples, melhor.

Ah, precisamos destacar também que o nível de detalhes do projeto dependerá diretamente dos objetivos, que foram definidos na etapa 2. Recomenda-se utilizar uma notação para tal, até porque isso facilitará ainda mais a comunicação e irá gerar um resultado grandioso em pouco tempo.

Validação da nova versão

Bem, agora que já fez pequenas melhorias, deve validar essa alteração. Pense que, mesmo com a mudança, alguns membros da organização podem não ficar satisfeitos com ela. Isso gera problemas na comunicação e atraso nas entregas. As alterações também devem ter base na política da empresa.

A fase de validação se torna importante porque caso não exista um consentimento da maioria, a alteração no processo não irá acontecer. Terá que realizar novas alterações para que tudo esteja de acordo. 

Mas lembre-se também que as melhorias devem acontecer de forma lenta. Há sempre oportunidades para desenvolver algo mais. 

Faça a implementação e monitoramento

Pronto! Depois dessas etapas basta realizar a implementação. O novo processo deve começar na empresa. Mesmo que ocorram alguns problemas, saiba que a adequação deve acontecer. Caso tenha feito todos os processos pensando em como a organização funciona, os problemas são mínimos.

Pode existir uma certa resistência dos colaboradores, mas caso sua ação não tenha mostrado grande dificuldade, será mais simples ter o apoio dos mesmos. Ter uma boa gestão de mudança organizacional pode ajudar, assim poderá deduzir os impactos causados pela mudança. 

A longo prazo, com novas melhorias, terá ainda mais oportunidades. A empresa pode se desenvolver tanto tecnologicamente como fisicamente. 

Conclusão

Apesar de parecer um pouco complexo, o fato é que o AS-IS/TO-BE, funciona de maneira bem interessante, oferecendo informações relevantes para que muitos projetos sejam realizados de maneira inteligente.

Mas, para que isso seja possível, existe também a oportunidade de conseguir melhorias no dia a dia. Graças ao TO-BE, esse gerenciamento poderá sempre estar em melhoria. Análise e melhorias são elementos básicos que devem estar presentes em todas as oportunidades possíveis.

A aplicação pode necessitar de uma ajuda especializada. Afinal, com os processos citados acima, pode notar como há uma certa necessidade de exatidão. Também se necessita de monitoramentos o tempo todo. Caso contrate, tenha em mente quem pode ajudar de acordo com o padrão da empresa.

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Lean Office: Guia Completo 2023

Otimizar processos é algo que grande parte dos negócios necessitam. Mesmo possuindo uma boa estrutura, há sempre como melhorar, como diminuir o tempo e o custo para realizar determinadas ações. Por esse motivo, hoje vamos falar sobre o Lean Office, uma filosofia de redução nas perdas de um escritório.

Mas não adianta apenas falar sobre o tema, existe uma necessidade de atualizar o assunto. Isso porque todo ano acontecem alterações que podem melhorar o desempenho, diminuindo ainda mais os custos de cada ação. 

Mas antes de partirmos para essas possibilidades, devemos compreender o Lean Office de maneira mais extensa. Dessa forma, aqueles que gerenciam escritórios ou planejam realizar uma ação do gênero, podem ter uma base para começar a agir. 

Sobre o Lean

Ouvimos muito esse termo atualmente e não é à toa. Hoje ele consegue representar ações bem estruturadas para a produção de maneira facilitada, com boa gestão de recursos e tempo. Ele se baseia em sistemas criados a muito tempo, como o Sistema Toyota de Produção.

Até hoje ele é utilizado, na verdade. Seu desenvolvimento foi longo, chegando aos Estados Unidos e ganhando nova forma. Em 1990, o livro “A máquina que mudou o mundo” utilizou o termo “Lean Manufacturing”, que alterou completamente a forma de pensar de algumas pessoas.

O termo, é claro, se popularizou e conseguiu entregar aquilo que todos desejavam. Uma estrutura adequada para a produção centrada em reduzir custos e tempo. Por isso, há tantos estudos sobre esses métodos até hoje. Até mesmo com desenvolvimentos constantes graças a tecnologia.

Os 7 desperdícios

Nem todo mundo ouviu falar sobre os 7 desperdícios do Lean. Por outro lado, ele começou a ganhar mais relevância a partir da criação de ações voltadas para fábricas e escritórios. Ele se baseia também no sistema Toyota de produção e isso significa que dentro dessa base de informações há alguns critérios para considerar, evitando desperdícios:

• Processos desnecessários;
• Movimentação;
• Estoque;
• Espera;
• Retrabalho;
• Transporte;
• Superprodução.

Então, como notou, o Lean não é algo que surgiu atualmente. Talvez o termo seja atual, mas as ações relacionadas a ele existem desde a segunda guerra mundial. Se baseando nos desperdícios, os resultados conseguem ser bem diretos. É uma das filosofias seguidas até hoje por algumas empresas.

E o que é o Lean Office

Como deve imaginar, o termo é uma variação. De fato, surgiu do Lean Manufacturing. Esse, é claro, estamos totalmente envolvidos com as ações dentro da fábrica e o que gerava grandes desperdícios para a empresa. Quando falamos do Lean Office, tratamos, no entanto, de escritórios.

Assim, todos os problemas podem ser realizados a essa parte de maneira mais prática. Nem todos os desperdícios da fábrica estão presentes aqui, mas alguns podem ser adaptados e por conta disso o termo se popularizou. Afinal, aqui poupamos recursos e tempo.

Vamos falar um pouco mais sobre como esse método se mostrou tão interessante para o uso. Também iremos falar sobre como os adequar a filosofia de algum escritório.

Sobre os desperdícios

Apesar de muitas pessoas não perceberem a quantidade de desperdício dentro de uma ação, ele de fato existe e pode causar uma grande dor de cabeça. Isso porque um escritório poderá ter um gasto muito maior por conta de pequenas ações que acabam gerando uma “bola de neve”

Assim acontece nas fábricas também, quando há uma clara necessidade de trabalhar com alguns quesitos. Como dito, o retrabalho, a superprodução e muitos outros, podem e contribuem para gastos a mais. Podem influenciar até mesmo na contratação de mais funcionários.

O que o escritório desperdiça em 2023?

Pelos motivos citados acima, precisamos entender o que um escritório desperdiça. E, de fato, há muito que pode ser desperdiçado. Por exemplo, em 2023 existem muitos processos que podem ser otimizados, automatizados. Principalmente em um ano que “Inteligência Artificial” se tornou um dos tópicos mais relevantes.

Então, aqueles que se mantiveram sem essas alterações, ficam para trás. Não significa que estão gastando mais, apenas que agora há possibilidades de diminuir o gasto. É exatamente disso que o Lean Office trata. Desde o modelo Toyota de Produção, diversas alterações aconteceram para chegar até aqui. 

Veja a seguir alguns processos que podem estar relacionados ao desperdício no escritório.

Processos manuais

De fato, há processos que ainda precisam ser manuais. Porém, devemos ter em mente que em 2023 um escritório não necessita da mesma quantidade de funcionários presentes em 2003. 20 anos apenas foram suficientes para alterar completamente o quadro de funcionários de um estabelecimento!

Processos manuais não são tão necessários assim. Um exemplo claro disso é o Excel, que consegue realizar planilhas com grande facilidade para conhecedores da plataforma. 

Em 2023, há um crescimento nas IA’s. Esse modelo pode substituir muitas ações, levando ao acordo correto entre elas e o escritório. Ela se fortalecerá bastante nos próximos anos e pode chegar a muitos estabelecimentos.

Estoque

Quando se trata de um estoque dentro de um escritório, falamos de armazenamento de dados. Apesar de muitos acreditarem que sempre é importante manter o estoque completo, nem sempre é assim. Não é incomum demorar horas e horas para encontrar um arquivo que foi colocado com muitos outros antigos.

O estoque pode ser útil desde que se tenha bastante organização. Mas, grande parte dos profissionais gosta de realizar uma pequena limpeza a partir de determinado período de tempo. 

Afinal, provavelmente esses estoques não vão servir para mais nada nos próximos anos. Armazenar arquivos por muito tempo pode ser bastante prejudicial e acaba atrapalhando o desenvolvimento geral.

Excesso de tarefas em apenas um processo

Isso acontece bastante, principalmente por falta de uma mão de obra personalizada para aquilo. Bem, a falta de tecnologia também contribui, visto que essa situação, por sua vez, envolve menor quantidade de automatização de processos. Excesso de tarefas atrapalha a entrega e sobrecarrega o funcionário.

Algo que pode ser útil também é manter um modelo padrão para execução de determinada tarefa. Lembrando que esse modelo precisa receber atualizações constantes de acordo com as oportunidades que surgem, quanto menor o tempo gasto, melhor!

Recursos mal utilizados

Os recursos mal utilizados são muitos. Impressões sem valor algum, ferramentas que não são utilizadas, serviços desnecessários… tudo isso soma para aumentar os gastos no final. Afinal de contas, do que adianta contratar um software que utiliza uma vez na semana. Mesmo sendo barato, a longo prazo terá um preço maior.

A boa notícia é que recursos mal utilizados são simples de destacar. Apenas precisará criar uma planilha da avaliação, com atenção total nos gastos de tal maneira que facilite a tomada de decisão no caso de demissões, quebra de contratos e muito mais.

Retrabalho

O retrabalho atrapalha a rotina total de um escritório. Há muitos fatores que influenciam nisso, como a falta de um tempo adequado para que o trabalhador consiga desenvolver sua função. Com toda certeza isso irá o prejudicar muito. As perdas são muito mais grandiosas nesse momento. 

O retrabalho também significa pressão nas outras partes. Durante um projeto em que toda a equipe é necessário, a partir do momento em que um erro se destaca e um retrabalho é solicitado, o tempo das outras partes se mostra menor, o que pode também pressionar o restante a realizar ações que não são corretas.

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Como estruturar um cronograma integrado

Geralmente eles são aplicados em projetos do tipo multidisciplinares, e para que você entenda como estruturar um cronograma integrado é importante que você conheça o que é um cronograma de projeto.

Além disso, é importante também que você tenha noção do papel de um cronograma no gerenciamento de projetos, os tipos de cronogramas existentes, os motivos para que você monte um cronograma e como montar um.

Após entender todo o processo, é possível entender melhor como estruturar um programa integrado, além de outras informações como a duração das atividades e possíveis erros que podem acontecer em um cronograma de projeto.

O que é um cronograma de projeto?

É muito importante definir de forma clara o que é um cronograma de projeto, apesar do termo ser muito utilizado em ambientes empresariais.

Sendo assim, podemos afirmar que ele é um documento que apresenta uma relação de todas as atividades relacionadas a um determinado projeto.

Dessa maneira, o cronograma do projeto marcará datas de começo assim como de finalização, além de apresentar a relação de dependência entre as atividades, determinando qual delas depende de outras.

O cronograma também especificará quais os recursos serão utilizados para que se possa alcançar os objetivos do projeto.

Um cronograma permite que o projeto seja dividido em uma linha de tempo, auxiliando assim o gestor e demais responsáveis pelo projeto a terem uma visão ampla de tudo que é preciso para atingir a meta principal.

Assim, com o cronograma é possível entender melhor a quantidade gasta de recursos, além de poder definir quando será possível entregar o projeto concluído.

O papel do cronograma no gerenciamento de projetos

Agora que entendemos de maneira mais clara o que realmente é um cronograma, chegou a hora de saber qual é o real papel do mesmo no gerenciamento de um determinado projeto.

Dessa maneira, podemos afirmar que a principal função de um cronograma de projeto é dar a garantia em relação ao cumprimento de questões que estão relacionadas às tarefas que deverão ser executadas.

O papel mais amplo do cronograma é auxiliar na finalização do projeto de forma que o mesmo possa estar pronto até a data determinada para o encerramento.

Sendo assim, podemos dizer que o interesse principal é proporcionar a garantia de que questões relacionadas a prazos e entregas serão cumpridas.

O cronograma também tem um papel importante no que diz respeito a atrasos, evitando os mesmos, sendo que esse tipo de acontecimento pode gerar um grande desperdício de recursos financeiros, técnicos e também humanos.

Dessa forma, o cronograma de projetos serve como uma ferramenta de orientação para que o gestor tenha uma maior clareza do que deve ser feito, assim como em que momento, determinada atividade deve ser realizada.

O cronograma costuma ser desenvolvido pelo próprio gestor de projetos em conjunto com os responsáveis pela realização das atividades.

Tipos de cronogramas

Depois de entender qual é o papel de um cronograma na realização de atividades de um projeto, é importante você conhecer os tipos de cronogramas existentes para determinar qual é o mais adequado para o seu projeto.

Sendo assim, para que o planejamento seja elaborado de forma correta, principalmente em relação a prazos, é muito importante entender que não existe somente um tipo de cronograma.

Um dos tipos de cronogramas mais famosos é o Diagrama de Gantt, onde o mesmo ajuda a observar a interdependência de tarefas, porém, mostrando a ordem na qual deve ser executada.

Já o cronograma físico-financeiro irá ajudar o gestor a comparação entre a entrega de tarefas aos custos que serão realizados.

Dessa forma, é possível entender se o orçamento é adequado, assim como, se possíveis atrasos podem causar algum tipo de custo a mais.

Em relação ao cronograma na forma de linha do tempo, é possível utilizá-lo em momentos onde várias tarefas devem ser executadas em diferentes momentos, mesmo que sem uma maior interdependência ou integração.

No que diz respeito ao cronograma de milestones, o mesmo auxilia na divisão de objetivos maiores para que esse seja entregue em partes menores, melhorando assim o seu controle.

Existem muitas versões de cronogramas, por isso o ideal é entender melhor o que cada um oferece com o objetivo de utilizar o mais adequado.

Motivos para elaborar um cronograma

O cronograma é uma representação visual que te auxilia na visualização mais clara de atividades que devem ser desempenhadas dentro de um projeto.

Essa ferramenta tem o poder de te ajudar a checar as interdependências de cada tarefa, desenvolvendo assim alternativas para que a entrega seja otimizada.

Elaborando um cronograma de projeto você consegue mapear os pontos de tensão, analisando os aspectos nos quais a equipe terá que ter uma atenção maior para não prejudicar os prazos e para que as entregas se mantenham de acordo com os planos iniciais.

Por ser uma ferramenta de gestão, o cronograma de projeto tem como objetivo auxiliar tanto o gestor como os demais integrantes da equipe a medir o próprio desempenho, buscando alternativas eficientes e rápidas para o desenvolvimento de soluções.

Para que você entenda melhor os benefícios de elaborar um cronograma de desempenho, separamos alguns benefícios que o mesmo proporciona.

Consegue fazer a estimativa de tempo em cada atividade

Essa ferramenta, que também é um documento, tem a capacidade de estimar o tempo necessário para a realização de cada atividade.

Isso fará com que o seu planejamento seja mais confiável, além de que se tenha um crescimento das taxas de sucesso no que diz respeito a iniciativas em um plano como o todo.

Acompanhamento do desempenho do time

De acordo com as informações que estão dispostas em um cronograma de projetos, além das alterações dos status realizadas pela equipe, é possível fazer cálculos do que está sendo gasto em cada atividade, assim como em relação ao desempenho do time.

Esse acompanhamento é essencial para que uma análise seja feita e possíveis intervenções também ocorram nesse processo.

Alocação de recursos de forma mais adequada 

Com um bom cronograma de projeto, é mais fácil o gestor observar o momento em que o colaborador estará disponível para realizar uma próxima atividade.

Com essa alocação de recursos principalmente o humano de forma mais eficiente, é possível agilizar os processos e prazos.

Aumento geral de eficiência

Com um cronograma de projetos, é possível uma maior contribuição para a performance individual assim como geral das tarefas realizadas no projeto.

Acompanhamento do progresso do projeto

Com o cronograma de projeto, o gestor vai poder acompanhar todo o progresso, ou seja, vai conseguir visualizar todos os detalhes assim como as atividades como um todo.

Além disso, ele tem como acompanhar quais são os recursos que são aplicados no momento e os que posteriormente serão utilizados para a otimização de tempo e redução de custos para a empresa.

Reduz o atraso na entrega do projeto

O cronograma também auxilia na redução de possíveis atrasos na entrega das atividades que estão sendo realizadas, permitindo uma antecipação de prováveis desvios, além de correções para que as entregas sejam mais efetivas.

Atualiza os colaboradores em relação ao projeto

O cronograma do projeto permite que todos os envolvidos no mesmo possam fazer o acompanhamento de todas as atualizações das atividades que estão sendo realizadas, proporcionando uma comunicação bem mais eficiente.

Como montar um cronograma de projetos

Por mais que existam muitas ferramentas que ajudem na construção do cronograma de projetos, o recomendado é que essas ferramentas já estejam integradas com o projeto em si.

Dessa maneira, para que você possa montar um cronograma de qualidade é importante que você siga alguns passos que iremos apresentar a seguir:

• Defina o escopo do projeto, uma vez que o mesmo nasce a partir das primeiras determinações do que deverá ser feito;
• Faça a definição dos clientes e fornecedores em todas as atividades que serão realizadas;
• Construa uma EPA (Estrutura Analítica do Projeto), uma vez que ela representa todo o escopo em tarefas que forma o projeto em si;
• Tenha cuidado com o sequenciamento correto das atividades;
• Separe marcos intermediários (milestones) do cronograma das atividades;
• Faça a estimativa da duração de atividades;
• Faça a otimização do tempo de duração de cada atividade; 

Como estruturar um cronograma integrado

Depois de entender como montar um cronograma de projeto, chegou a hora de você saber como fazer um cronograma integrado.

Sendo assim, monta-se um cronograma-macro refletindo as necessidades do negócio tanto na forma de deliverables e também de marcos intermediários (milestones), agregando todos os sub-cronogramas.

Após essas etapas deve-se definir o cronograma integrado através de algumas etapas:

• Montar o plano geral: com atividades nos níveis gerenciais, e subdividido em sub-projetos;
• Fazer a definição de sub-milestones;
• Fazer a definição das entregas;
• Definir as dependências, ou seja, o que um subprojeto precisa em relação a outro para a sua execução;
• Executar um projeto de interações, ou seja, de integração entre as atividades, checando para ter um plano sólido;

Prevendo a duração das atividades

É muito importante também prever e determinar a duração de cada atividade, isso é claro, considerando a dificuldade de cada uma.

Para fazer isso, uma dica é utilizar como base projetos anteriores que sejam semelhantes para que você possa definir qual será realmente o tempo necessário.

Erros em um cronograma de projeto

Alguns erros que podem ser cruciais em um cronograma de projeto são:

• Não atentar-se a sequência de atividades;
• Não se comunicar de maneira eficiente;
• Fazer alterações no escopo original do projeto;
• Delimitar prazos muito curtos que não possam ser cumpridos;
• Não fazer a especificação dos recursos utilizados;
• Fazer uma definição de prazos muito longos, gerando altos gastos e a procrastinação da equipe;
• Não atentar-se aos riscos;
• Não considerar a agenda da equipe;

Essas são algumas considerações e dicas de como você pode estruturar um cronograma de projetos e também um cronograma integrado.

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Indicador de desempenho: conheça os 10 indicadores de performance mais utilizados

Certamente você já ouviu falar em indicador de desempenho, pois bem em resumo é uma ferramenta essencial para gerenciar sua empresa. No entanto, existem muitos desses indicadores de desempenho, assim como as maneiras pelas quais eles são interpretados. Nem sempre é fácil escolhê-los.

Quais são os principais indicadores de desempenho que são realmente relevantes? Quais selecionar? E como proceder?

Selecionamos 10 indicadores-chave de desempenho para avaliar seu desempenho e ajudá-lo a atingir suas metas.

Um indicador-chave de desempenho, é uma métrica (dados numéricos) usada para avaliar a eficácia de uma ação em relação a um objetivo.

É importante selecionar seus KPIs de acordo com suas necessidades. Lembre-se dos objetivos que importam para você, que farão seu negócio crescer.

Dependendo do tamanho da empresa e seu ritmo de desenvolvimento, e dependendo da natureza do indicador selecionado, os KPIs podem ser estabelecidos mensalmente, trimestralmente, semestralmente e anualmente.

Uma de nossas recomendações é não ficar sobrecarregado por números e gráficos. Escolha e valide seus KPIs como uma equipe. O objetivo? Que cada funcionário esteja envolvido no processo. Acima de tudo, que este trabalho permita descartar o supérfluo, para reter os indicadores realmente relevantes.

Existem três categorias principais de KPIs. Eles devem permitir que você mantenha as rédeas do seu negócio. Em primeiro lugar, os indicadores contabilísticos e financeiros: permitem manter um olho no fluxo de caixa, gerenciar fluxos, apoiar o crescimento e o investimento. Em seguida, KPIs para avaliar seus resultados de marketing e vendas. Por fim, os KPIs fornecem informações sobre as equipes e a vida corporativa. Dominar essas três dimensões deve garantir que sua empresa seja dinâmica, competitiva e atrativa.

Indicadores SMART

Certifique-se de que cada KPI escolhido seja o ideal, caso contrário, ele o deixará mais perplexo do que lhe trará luz. SMART é um acrônimo para:

Específico: o objetivo deve ser preciso, claro, compreensível, cada colaborador sabe qual é a sua missão e como realizá-la

Mensurável: o valor ou nível que você deseja alcançar é quantificado e quantificável

Alcançável: o seu objetivo está ao alcance dos colaboradores e, ao mesmo tempo, ambicioso o suficiente para representar um desafio que queremos assumir

Realista: o objetivo é unificador – não deixa ninguém para trás – e gera compromisso contínuo no período selecionado

Limite de tempo: claramente delineado, a meta tem uma data de início, data de término e marcos intermediários se sua abordagem for ágil

Você está convencido da importância de determinar KPIs claros, colaborativos e SMART? Vamos ao cerne da questão.

Indicador de desempenho, conheça os 10 principais

• Indicador de rentabilidade

Estes são os lucros. Acompanhar o crescimento da margem bruta permite que você meça sua lucratividade e ajuste seus custos variáveis.

Muitos outros indicadores contábeis e financeiros são úteis para ajudá-lo a gerenciar seus negócios. Para descobrir sobre eles e verificar sua utilidade, não hesite em pedir conselhos ao seu contador, especialmente se você administra uma pequena empresa sem um departamento financeiro.

• Indicadores de performance de marketing – custo por lead

Corresponde ao valor gasto para adquirir um novo cliente. Esse custo inclui despesas de marketing, ofertas de vendas e pode incluir ferramentas. Para as empresas jovens que ainda não atingiram o ponto de equilíbrio, este indicador é de particular importância para os investidores.

• Taxa de conversão

Para as equipes de vendas, essa métrica é vital: fornece informações sobre a proporção de clientes em potencial transformados em clientes. Em um site, a taxa de conversão é igual à porcentagem de clientes obtidos em relação ao número de visitantes.

• Tempo de conversão

Este indicador torna possível quantificar o tempo que leva para transformar um cliente em potencial em um cliente. O objetivo, na maioria das vezes, é reduzir a duração do ciclo de vendas.

• Indicador de fidelidade

Esse indicador informa sobre as ações de pessoas que já são clientes. A taxa de fidelização fornece informações sobre o seu nível de satisfação do cliente e o posicionamento da empresa em relação à concorrência.

• Indicador de produtividade

A produtividade é o esperado de toda empresa, quem bem produz melhor vende e recebe, sem dúvida esse indicador de desempenho auxilia a empresa observar os investimentos, isso inclui dinheiro e mão de obra.

• Indicador de eficiência

O indicador de eficiência também avalia a eficiência como o próprio nome sugere, ou seja, gastar o menos possível de recursos e sem que isso atrapalhe na quantidade da produção.

O índice de eficiência de caixa dos ativos fixos informa sobre o grau de caixa gerado pelas atividades operacionais pelos ativos fixos. Ele informa sobre a eficiência de caixa dos ativos fixos e responde à pergunta sobre a escala de caixa gerada pelos ativos fixos. Com efeito, isso significa que seus resultados devem ser os mais altos possíveis, o que indicaria um alto rendimento de caixa do ativo imobilizado.

• Indicador de eficácia

Embora pareça a mesma coisa eficácia é diferente de eficiência, eficácia é fazer tudo o que tiver de ser feito de maneira correta, assim o objetivo é atingir os resultados esperados.

• Indicador de efetividade

Agora sim, temos um indicador de desempenho sendo a junção de outros dois indicadores, eficiência e eficácia.

Se uma empresa é efetiva entendemos que ela resolve as coisas, por exemplo, ao analisar a efetividade você analisa o tempo de resposta, isso é eficiência, quanto a satisfação do cliente é a eficácia.

• Indicador de qualidade

O indicador de desempenho de qualidade também é conhecido pelo nome de indicador de conformidade, como o próprio nome sugere, nele é avaliado a qualidade, se esta está de acordo com o padrão esperado pela empresa.

Esses são apenas alguns dos indicadores de desempenho, existem outros e tão quão importantes quanto este. E aí, você conhece outro indicador de desempenho que não foi citado aqui? Fale com a gente através dos comentários abaixo, espero que tenha gostado, até a próxima!

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Matriz Raci – Matriz de responsabilidades, o que é e como montar uma

O que observar na hora de conferir como está o andamento de projetos dentro da sua empresa? Bem, sabemos que há diversos pontos importantes para comentar e por conta disso você não precisa saber de tudo isso. Por outro lado, é de grande ajuda ter as responsabilidades bem definidas para cada membro da equipe.

Sabendo disso, existem algumas ferramentas que podem ser bem úteis na hora da organização. A MATRIZ RACI, que também é chamada de matriz de responsabilidade, funciona de maneira simples para ajudar nessa parte. Assim, é possível ter clareza nas funções que serão aferidas a algumas pessoas.

Hoje nós vamos falar desse recurso, mostrando a maneira correta de utilizar e como pode acontecer a aplicação dentro de alguma instituição. Continue a leitura para compreender melhor o assunto.

O que é a Matriz RACI

Pode ser entendida como uma ferramenta que auxilia na compreensão das funções dos funcionários dentro de um projeto. Graças a isso, acaba sendo uma vantagem enorme para a execução de alguns processos. Mas, essa é apenas a sua parte base, visto que há diversos pontos para tratar quando falamos dela.

O nome RACI é reconhecido no recurso a partir de uma tabela. O objetivo é formar um acrônimo que tenha como base as funções que podem ser desenvolvidas por cada membro da equipe. Isso facilita a identificação das funções que devem ser desempenhadas e deixa muitos processos mais fáceis.

A ferramenta também pode ser utilizada na área de gestão de processos, mas seu foco é na parte de negócios. Naturalmente, por conta de seu uso, muitas organizações aplicam essa estratégia para facilitar o fluxo de ações dentro da empresa, mas, para isso, é necessário saber como aplicar.

Matriz RACI – Como funciona

Bem, como dito acima, há diferentes funções para aqueles que estão presentes em um negócio. Essas seguem a forma da RACI. Vamos entender a seguir como funciona a distribuição desse papel;

Responsável “R”

É a letra responsável por designar o dono daquele processo. Assim, é aquele que consegue responder pela performance da atividade, uma espécie de líder para aquele projeto. Assim, sua função é gerenciar as atividades e garantir que exista bons recursos para a equipe que irá executar.

Durante a criação da matriz de responsabilidade, é essencial que seja designada uma pessoa para essa parte. Entretanto, na realização do processo em si, pode acontecer de existir mais de um responsável. Colocar apenas um é a forma correta para que a ferramenta funcione.

Aprovador “A”

Dentro da matriz RACI, o aprovador é aquela pessoa que tem como objetivo atuar avaliando a aprovando os resultados das atividades. Então, de forma mais completa, essa é a pessoa que vai dizer se a atividade foi ou não aceita para aquele que é o responsável da ação no momento. Ele também pode informar toda a equipe.

Algo que pode evitar a recusa é criar um planejamento para um bom gerenciamento da proposta. Por exemplo, na fase inicial, quando ainda não há um projeto bem completo. Também é nessas fases que serão definidos todos os critérios referentes à avaliação do aprovador.

Com tudo isso em mente, fica mais fácil evitar problemas com o cronograma do projeto. A aprovação pode acontecer por mais de uma pessoa também.

Consultado “C”

O consultado é aquele profissional que se torna especialista no assunto que está sendo tratado na atividade. Em resumo, esse é um profissional com conhecimentos e habilidades bem específicas, que podem acabar contribuindo muito para o desenvolvimento do projeto em questão.

Claro, como é preciso alguém de confiança para realizar essa ação, sempre se busca um gestor ou líder de equipe. Isso porque, evidentemente, possuem mais conhecimento na área e, em muitos casos, até mais tempo dentro da organização. Todo o processo da consulta acontece entre o responsável e o consultado.

A mesma regra dita acima funciona aqui também, dentro de uma mesma consulta pode existir mais de um especialista responsável por auxiliar o responsável.

Informado “I”

Por fim, dentro da matriz temos também o informado. Ele é o responsável por realizar ações que dizem respeito a notificação de algumas atividades. Quando alguma atividade acontece, são essas as pessoas que devem ser informadas. Em outras palavras, essas são as pessoas que estão interessadas naquele projeto em específico.

O responsável também deve notificar essa pessoa, mostrando os status de qualquer atividade em curso e também algumas previsões. Tudo isso se soma para mostrar um resultado agradável para o que acontecerá no futuro com o projeto. 

A matriz de responsabilidade é uma ferramenta que deve lidar com o informado de diferentes maneiras. Isso porque dependendo do tipo de empresa que estamos falando, os resultados para determinadas atividades são completamente diferentes. 

Para que serve a matriz?

Dentro de uma organização é possível ter muita desorganização por conta da falta de informações. Por exemplo, ao criar um projeto, mesmo que ele possua uma boa forma e oportunidades de funcionar, não saber quem será o responsável por cada etapa pode complicar as ações.

Isso fará com que perca tempo procurando informações com quem não sabe de muita coisa. Pois é, mesmo parecendo uma situação bem diferente, acontece dentro das empresas com mais frequência do que imagina.

O objetivo da matriz é tratar exatamente da organização do trabalho. Poucos projetos são desenvolvidos de maneira incorreta quando ela é utilizada porque há uma grande melhoria na comunicação de toda a equipe.

Benefícios da Matriz RACI

Falando um pouco dos benefícios agora, devemos compreender que aqui há muitas vantagens, mas que são aplicadas de maneira diferente, de acordo com o que cada organização busca. Mas, no geral, podemos citar como principais pontos de uma matriz de responsabilidade a:

• Maior facilidade em atribuir responsabilidade, fazendo com que exista maior clareza para a execução do projeto;
• Realizar uma identificação mais rápida de cada pessoa responsável por certa atividade;
• Formalizando papéis, algo que pode ser bastante útil para que existam bons feedbacks sobre cada ação;
• Ajuda a criar uma cultura de maior responsabilidade dentro da empresa, mostrando como cada funcionário deve agir frente a algum projeto.

Em outras palavras, os benefícios estão todos relacionados à qualidade do trabalho. 

Como realizar a montagem da matriz

Agora que já sabe mais sobre a Matriz RACI, está na hora de começar a realizar a sua. No geral, é bem simples, mas é interessante saber os elementos necessários para que tenha sucesso nesse tipo de ação e a seguir poderá conferir alguns deles.

Defina as atividades

Quando começar a matriz, precisa também definir as atividades que estão presentes dentro do seu projeto. Isso é claro, pensando que a RACI será a responsável por organizar as ações feitas com base nessas atividades. Geralmente, as empresas realizam essa parte com a ajuda da EAP.

Acaba sendo bem simples e útil. Você realizará uma análise dos trabalhos com clareza com esse sistema e pode ser tudo que precisa para ter um resultado mais abrangente dentro do que é possível. 

Após definir bem as atividades, chegou a hora de partir para a outra parte. Agora vamos mapear as partes interessadas no projeto. 

Veja quem são as partes interessadas

Bem, todos que são afetados pelo projeto devem ser mapeados. Não apenas os membros da sua equipe, mas qualquer outra pessoa que tenha envolvimento. Essa parte é fundamental para começar a criação da RACI de maneira física porque aqui começará a ser definido quem é o responsável, aprovado, consultado e informado. No entanto, é também necessário saber quais ações tomar aqui.

Como mencionado acima, cada parte da matriz corresponde a um grupo ou uma pessoa em particular. Precisará definir bem com quem ficará cada função. Isso evitará problemas no futuro e trará mais segurança para todos os envolvidos.

Coloque as responsabilidades corretamente

Então, chegamos à parte que realmente demanda tempo e esperteza. Agora é a hora de deixar as responsabilidades bem definidas. A equipe precisa saber o que vai fazer. É aqui também que começará a criar o esqueleto do RACI. Oferece a cada funcionário a oportunidade de ficar em uma letra em específico. 

No entanto, saiba também que uma mesma pessoa pode ser atribuída a mais de uma tarefa dentro da matriz. Isso é até comum, mas o ideal é que se busque um resultado que tenha como pauta o trabalho de outros também. Algumas ações podem ser potencializadas por isso.

Faça uma tabela com todas as informações

No final, uma tabela com as informações de tudo que será feito deve ser criada. Cada linha deve conter as atividades que devem ser realizadas, enquanto as colunas contém os nomes ou cargos daqueles que estão envolvidos na atividade. Isso deixa claro que o processo está sistematizado.

Não é preciso muita experiência para fazer isso. Além disso, pode se beneficiar de diferentes estilos de RACI. Por exemplo, em empresas menores é possível notar que, no lugar de colocar os cargos dos funcionários, são inseridas as funções que cada um deve cumprir. Isso deixa o processo mais personalizado e interessante para algumas pessoas.

Conclusão

A Matriz Raci com certeza é muito útil para o processo de organização e planejamento de uma empresa. Não há dúvidas que ela ajuda muito na criação de algo mais complexo e organizado para seus funcionários, por isso é usada em peso. Saber criar uma pode ser de grande ajuda, sobretudo atualmente.

Mesmo possuindo muitos processos, vale a pena entender cada um deles. As letras presentes no acrônimo RACI são a base para que possa aprender como tudo funciona, então tenha em mente que esse conhecimento é essencial.

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Power Apps | Um Guia Definitivo para Você

Quem está no comando de uma empresa precisa reconhecer que algumas ações precisam ser tomadas para melhorar a velocidade com que a marca se desenvolve. Uma dessas atitudes é a otimização de processos com o uso da tecnologia.

Para isso, o dono do negócio pode se utilizar de muitos métodos. Os mais comuns são os que envolvem meios tecnológicos. Graças a isso, muitos recorrem à criação de um aplicativo para gerenciamento de seus processos.

O Power Apps é um dos principais responsáveis pela criação de aplicativos. Consegue unir o prático à qualidade. É fácil aproveitar da tecnologia que o envolve. Mas, como fazer isso?

Hoje vamos realizar um pequeno review sobre o Power App. Suas vantagens, custo benefício e algumas outras informações. Se está pensando em contratar o recurso, leia esse texto antes!

Otimização de processos e o Power App

Otimizar o negócio é algo que demanda tempo. O desenvolvedor de tal estratégia precisa pensar na melhor maneira de aplicar novidades dentro da empresa. Assim não terá preocupações com o impacto das mudanças a curto prazo.

O Power App ajudará na otimização de muitos processos. Como dito, vários empresários já buscam o utilizar por ser um produto da Microsoft, seguro e prático. Esse é um ponto a favor! Quanto maior o crescimento sobre o produto, mais fácil ficará de lidar com ele.

Mas, se está aqui é porque deseja conhecer melhor o Power Apps, certo? Vamos entender, primeiramente, o que ele é.

O que é o Power Apps

Esse é um programa que lida com a criação de aplicativos. Na verdade, é um conjunto de programas que visam melhorar o desenvolvimento de aplicativos para uma determinada área. É muito conhecida por conta de alguns fatores. 

Em primeiro lugar, sua plataforma é intuitiva, o que facilita a criação de qualquer app. Mas, também há uma vantagem referente ao ambiente de desenvolvimento. Esse é um aplicativo criado para ser mais rápido que os demais no setor onde atua.

A criação dos aplicativos pode ser mais rápida e também conta com o famoso Low Code. É possível conseguir criar um aplicativo por conta própria, mas, para projetos robustos, vale a pena investir em uma consultoria ou na contratação de um profissional em específico.

Para quem o Power Apps é destinado

O programa foi pensado para que desenvolvedores conseguissem uma agilidade maior na criação de aplicativos. A partir disso, é possível criar diferentes apps para lidar com as mais variadas formas de fazer negócio.

No geral, irá atender muito bem esse público. Os apps podem ser criados de maneira personalizada, de acordo com o que acredita ser melhor. 

Por isso, mesmo sendo uma ferramenta paga, acaba sendo utilizada em grande peso. Ela também consegue unir fontes de plataformas adjacentes para criar o programa ideal para criação de aplicativos específicos. 

Importante destacar que o público alvo de desenvolvedor, com o Power Apps, deve ser donos de negócios em busca de otimizar a criação e acompanhamento de seus processos.

Vantagens de utilizar o aplicativo

Agora que já conhece o básico sobre a aplicação, vamos um pouco mais adentro. Será que poderá considerar uma vantagem ter o Power Apps como uma ferramenta? O que ele pode trazer de novo para a gestão de um negócio?

Bem, um programa como esse possui diferentes possibilidades para criação. É por conta dele que muitos podem aproveitar a criação de aplicativos em diferentes níveis, trabalhando com o designer, informações e responsividade. 

Veja a seguir suas vantagens explicadas.

É tecnológico e eficiente

Existem muitas características que podem ser aceitas quando falamos do programa em questão. A primeira delas é que é algo muito tecnológico. Isso porque envolve um processo de criação rápida, com o uso do low code para facilitar as ações do desenvolvedor.

A tecnologia permitirá que o desenvolvedor tenha maior agilidade na criação do aplicativo. Além disso, quando terminado o processo, já poderá começar a utilizar. Essa eficiência somente é possível por conta do melhor desenvolvimento do programa pela Microsoft.

Vale lembrar também que encontrará facilidade na passagem de dados de um negócio para o programa. Conseguirá montar o app ideal com todas as informações presentes em outras aplicações da Microsoft.

Por isso, é tão importante conhecer outros produtos da empresa que trabalham com a passagem de dados. 

Economiza tempo e dinheiro

Claro, uma das principais vantagens de utilizar o Power App é conseguir economizar tempo e dinheiro. Hoje, muitos aplicativos são desenvolvidos a partir do alto uso de programação, fazendo com que a contratação de um profissional especialista na área seja necessária. 

Isso poderá custar um alto valor. Caso queira gastar menos, conte com o Power Apps para criar o seu. No entanto, uma consultoria será de grande ajuda para criar algo mais complexo dentro da plataforma.

Terá uma economia de tempo e dinheiro considerável. Mas, vale lembrar que os métodos para alcançar melhorias significativas devem ser repensados, por isso, a presença de uma equipe para lidar com as informações ainda é fundamental.

Contará com diferentes tipos de gestão na criação

O que torna o aplicativo agradável, além dos outros fatores já citados aqui, é a facilidade com que ele lida com os diferentes tipos de criação. Hoje, estar na web é fundamental para grande parte dos empresários, por isso, um bom aplicativo será a ajuda que precisa para ter uma boa presença na rede.

O desenvolvedor consegue trabalhar com a parte de personalização com tranquilidade, caso o app precise de revisões, é possível realizar sem gastar tanto tempo como o de costume. 

Sobre os aplicativos criados

Bem, a criação é um processo mais fácil, mas se busca algum tipo de ação no aplicativo, precisa conhecer mais. Não contrate antes de ler esse tópico por completo! 

Em primeiro lugar, o programa conta com diferentes possibilidades de ação. É feito para lidar com configurações avançadas de fluxo de trabalho e lógica de negócios. Muitos dos processos que acontecem de forma manual, podem ser automatizados a partir disso.

Outra vantagem para quem o utiliza é que o programa conta com uma alta responsividade na criação. Ou seja, seus aplicativos podem ser facilmente acessados a partir de dispositivos móveis.

Isso, é claro, sem contar com o processo de criação e personalização, que podem deixar o app ainda mais interessante para uso.

Que tipo de negócio deve utilizar o Power Apps

Todos os tipos de negócio podem utilizar o aplicativo. Mas, dependerá do objetivo daquela empresa. “Qual é o tipo de aplicativo necessário no momento?” Essa é a pergunta que deve ser feita.

O preço, de fato, sai mais barato que a contratação de um profissional para a criação completa do app. Porém, é indispensável contratar um profissional ou uma equipe para lidar com algumas ações dentro do aplicativo. Eles também podem ajudar o empresário a decidir o tipo de aplicativo que deseja no momento.

O Power Apps lida diretamente com os negócios. Por esse motivo, o low code é completamente direcionado para essa parte.

Vale a pena comprar?

Bem, de fato há maiores facilidades em utilizar o Power Apps. Ele é um dos maiores no mercado e consegue oferecer a facilidade que muitos desejam na criação de um app. Para empresários que precisam de uma gestão rápida e a criação de artigos eficientes, e para desenvolvedores que buscam oferecer isso, vale a pena!

Com tudo dito aqui, a compra pode valer a pena. É um tipo de aplicativo bem pensado para donos de negócios que não possuem muito tempo para lidar com ações referentes a aplicativos. 

Com a diminuição no tempo para criação, o desenvolvedor também tem suas vantagens destacadas.

Conheça os planos

Antes de comprar, conheça melhor os planos. Entre no site oficial e busque por informações e possibilidades que terá com cada um dos planos oferecidos. Essa é uma parte muito importante para que faça a contratação exata.

Caso tenha dúvidas, entre em contato com a equipe de desenvolvimento e peça as informações. Alguns planos da Microsoft já contém o programa em conjunto.

Conte com um teste gratuito

Por fim, se deseja realmente entender se vale a pena, faça um teste grátis. Poderá ter um plano por até 30 dias sem pagar absolutamente nada. Aproveite para testar as funcionalidades e também a qualidade das ações possíveis com o programa.

Ao final desse tempo, poderá decidir se realmente vale a pena investir. Para ter uma visão ainda mais completa sobre o Power Apps, pode contar com a opinião de outros usuários. Veja a seguir mais sobre a classificação da ferramenta.

Opinião dos usuários

Encontrará ótimas classificações quanto ao Power Apps. O programa já mostrou ser uma solução para inúmeros empresários, que começaram a apostar no aplicativo para gerir seus negócios de forma rotineira.

Isso garante um crescimento excelente. A classificação média do programa é de 4,5 de 5 estrelas. Muitos dos comentários negativos são sobre problemas que foram resolvidos, visto que o suporte tenta melhorar a experiência de comunicação entre as partes.

A contratação de uma consultoria

Em primeiro lugar, a consultoria poderá ajudar a definir o que a empresa precisa no desenvolvimento de apps. Será responsável por realizar um orçamento, mostrando informações relevantes sobre o Power Apps.

Em resumo, o desenvolvedor ou desenvolvedores do Power Apps podem trabalhar com inúmeras informações. Conseguem oferecer praticidade na criação de Apps porque muitos são especialistas no assunto.

Vale ressaltar que alguns processos podem levar mais tempo que outros para se concluírem. Poderá ser informado sobre esse tempo durante a orientação.

Conclusão

Como viu, o Power App é um daqueles aplicativos que mostra grande eficiência. É perfeito para empresários que possuem uma rotina agitada dentro do negócio. Além de ser útil para desenvolvedores criarem o aplicativo de forma inteligente e otimizada.

Poderá ter uma grande quantidade de ações automatizadas, com informações otimizadas dentro do aplicativo criado.

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MATRIZ SWOT: Como analisar os concorrentes?

A análise ou ( MATRIZ SWOT ) é uma ferramenta usada para avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma organização. É um método útil para compreender e analisar o ambiente competitivo em que a empresa está inserida e para desenvolver um plano estratégico.

Neste artigo, vamos mostrar como fazer a MATRIZ SWOT da sua empresa e como ela pode te ajudar a tomar decisões estratégicas.

O que é a Matriz SWOT?

A Matriz SWOT é uma ferramenta utilizada para análise estratégica de uma empresa, organização ou projeto.

A sigla SWOT representa os quatro fatores principais que são considerados na análise: Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). 

Imagem : https://rockcontent.com/br/blog/como-fazer-uma-analise-swot/

O objetivo da Matriz SWOT é identificar as forças e fraquezas internas de uma empresa, bem como as oportunidades e ameaças externas que podem afetar seu desempenho. A análise desses quatro fatores pode ajudar a empresa a formular uma estratégia forte para alcançar seus objetivos. 

Para realizar a Matriz SWOT, é necessário reunir um grupo de pessoas que conheça bem a empresa e seu mercado. Durante a reunião, cada participante deve listar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa. 

Em seguida, os itens listados são analisados e discutidos pelo grupo, de modo a chegar a um consenso sobre os principais pontos da Matriz SWOT. 

A Matriz SWOT pode ser usada como base para vários tipos de decisões estratégicas, tais como: 

•     Identificar novas oportunidades de negócios; 
•     Analisar um novo mercado; 
•     Desenvolver um novo produto ou serviço; 
•     Lançar uma campanha publicitária; 
•     Identificar as principais ameaças à empresa; 
•     Elaborar um plano de contingência para lidar com ameaças potenciais.

Por que é importante fazer uma análise estratégica da sua empresa?

As empresas estão constantemente enfrentando novos desafios e concorrentes. Para sobreviver e prosperar, é crucial que as empresas estejam cientes de seus pontos fortes e fracos, bem como de suas oportunidades e ameaças. 

A análise estratégica é uma ferramenta vital para ajudar as empresas a compreenderem melhor sua posição no mercado e tomar decisões estratégicas para o futuro.

A análise estratégica da sua empresa pode revelar insights valiosos sobre como ela pode melhorar sua competitividade. Por exemplo, se a sua empresa for fraca em inovação, a análise estratégica pode identificar áreas onde a inovação é mais necessária para manter ou melhorar a vantagem competitiva da sua empresa. 

Além disso, a análise estratégica também pode revelar ameaças que podem não ter sido consideradas antes, como novos concorrentes ou mudanças nas tendências do mercado.

A análise estratégica é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que deseje ter um maior controle sobre seu futuro. 

Ao compreender melhor os seus pontos fortes e fracos, bem como as oportunidades e ameaças que enfrentam, as empresas podem tomar decisões mais informadas sobre como investir seus recursos e esforços para alcançar seus objetivos.

Quais os 4 elementos da Matriz SWOT?

A Matriz SWOT é uma ferramenta de análise estratégica que pode ser usada para ajudar uma empresa a identificar seus pontos fortes e fracos, bem como as oportunidades e ameaças que enfrenta. A Matriz SWOT é composta por quatro elementos:

Forças: As forças são os fatores internos que dão à sua empresa um vantajem sobre seus concorrentes. Isso pode incluir coisas como um produto inovador, preços baixos, uma equipe altamente capacitada ou uma boa localização.

Fraquezas: As fraquezas são os fatores internos que dificultam a sua empresa de competir com seus concorrentes. Isso pode incluir coisas como custos elevados, má gestão, falta de inovação ou má reputação.

Oportunidades: As oportunidades são os fatores externos que podem beneficiar a sua empresa. Isso pode incluir coisas como mudanças nas tendências do mercado, novas tecnologias ou novas legislações favoráveis.

Ameaças: As ameaças são os fatores externos que podem prejudicar a sua empresa. Isso pode incluir coisas como mudanças nas tendências do mercado, concorrentes inovadores ou novas legislações desfavoráveis.

Como fazer a análise estratégica da sua empresa passo a passo?

Para fazer a análise estratégica da sua empresa, você precisará seguir alguns passos importantes. Em primeiro lugar, você deve identificar os seus objetivos empresariais.

Isso significa ter clareza sobre o que você quer alcançar com a sua empresa nos próximos meses ou anos. Depois de estabelecer seus objetivos, você precisará analisar o ambiente interno e externo da sua empresa. Isso significa identificar as forças e fraquezas da sua empresa, bem como as ameaças e oportunidades existentes no mercado. 

Uma vez que você tenha analisado o ambiente interno e externo da sua empresa, você poderá desenvolver uma estratégia para alcançar seus objetivos. Sua estratégia deve considerar os recursos disponíveis, bem como as ameaças e oportunidades existentes no mercado. Após desenvolver sua estratégia, você precisará implementá-la e monitorar os resultados para garantir que esteja funcionando conforme o planejado.

Passo 1: identifique os seus objetivos empresariais

No primeiro passo da análise SWOT, é importante que você identifique os seus objetivos empresariais. Isto irá ajudá-lo a compreender melhor a sua situação atual e como melhorar a mesma. Além disso, ter objetivos bem definidos irá facilitar o processo de tomada de decisão durante a análise.

Os objetivos empresariais podem ser divididos em três grandes categorias: crescimento, lucratividade e sobrevivência. Cada uma dessas categorias pode, por sua vez, ser subdividida em objetivos mais específicos. Por exemplo, um objetivo de crescimento pode ser aumentar as vendas no próximo ano. Já um objetivo de lucratividade pode ser reduzir os custos operacionais em 5%. E um objetivo de sobrevivência pode ser obter um empréstimo para capital de giro.

Identificar os seus objetivos empresariais é o primeiro passo crucial para fazer uma análise SWOT bem-sucedida. Sem objetivos bem definidos, fica muito mais difícil compreender qual é a sua situação atual e quais são as melhores estratégias para alcançar os seus objetivos.

Passo 2: faça um levantamento do mercado e da concorrência

Antes de começar a desenvolver a sua própria análise SWOT, é importante que você compreenda o mercado no qual a sua empresa está inserida e o seu posicionamento em relação à concorrência. Para isso, você deve realizar um levantamento do mercado e da concorrência.

O levantamento do mercado deve incluir uma análise da demanda do produto ou serviço, bem como das tendências do mercado. Além disso, é importante entender os canais de distribuição e as estratégias de preços utilizadas pelos concorrentes. Já o levantamento da concorrência deve enfocar a análise dos principais players do mercado, bem como suas respectivas forças e fraquezas.

Com base no levantamento do mercado e da concorrência, você poderá desenvolver a sua própria análise SWOT, identificando as principais oportunidades e ameaças para a sua empresa.

Passo 3: analise as forças e fraquezas internas da sua empresa

Para analisar as forças e fraquezas internas da sua empresa, você precisará avaliar os recursos e competências internos da organização. Isso inclui a infra-estrutura, as pessoas, a tecnologia, os processos e procedimentos, a cultura organizacional e os ativos intangíveis.

As forças internas são aqueles fatores que estão a seu favor e que podem ser usados para alcançar seus objetivos. Já as fraquezas são aqueles fatores que dificultam o alcance de seus objetivos ou que representam um risco para a empresa.

Ao analisar as forças e fraquezas internas da sua empresa, você poderá identificar oportunidades para melhorar a performance da organização e tomar medidas para minimizar os riscos.

Passo 4: reconheça as oportunidades e ameaças externas à sua empresa

Para reconhecer as oportunidades e ameaças externas à sua empresa, você deve analisar os fatores macroeconômicos que afetam o mercado no qual sua empresa atua. Alguns exemplos de fatores macroeconômicos que podem afetar o mercado são: a taxa de juros, a inflação, o crescimento do PIB, as políticas governamentais, etc. A análise desses fatores macroeconômicos pode ajudar a identificar oportunidades e ameaças para sua empresa.

Além da análise dos fatores macroeconômicos, outra forma de reconhecer as oportunidades e ameaças externas à sua empresa é através da análise dos seus concorrentes. Você deve estar sempre atento às estratégias que seus concorrentes estão adotando para se manter competitivo no mercado. Se você perceber que um concorrente está adotando uma estratégia bem-sucedida, pode ser uma boa ideia para sua empresa imitar essa estratégia. Por outro lado, se você perceber que um concorrente está adotando uma estratégia que não tem funcionado bem, isso pode representar uma ameaça para sua empresa.

Passo 5: estabeleça metas e planos de ação para capitalizar as oportunidades e minimizar os riscos

Para estabelecer metas e planos de ação, é importante considerar os objetivos da empresa e o que precisa ser feito para alcançá-los. Além disso, é importante identificar as oportunidades e riscos que podem impactar a empresa e criar planos de ação para minimizar os riscos e capitalizar as oportunidades.

Conclusão

A Elephantine está disponível para ajudar você a analisar a sua empresa através da matriz SWOT. Entre em contato conosco através do nosso Whatsapp e tire todas as suas dúvidas sobre esse assunto. Ficaremos felizes em ajudá-lo!

Se você tem mais idéias sobre como a análise SWOT pode ajudar seu negócio e como ela se encaixa no seu planejamento empresarial regular, eu adoraria ouvir de você. Você pode nos encontrar no Twitter @Elephan51101311.

VEJA MAIS : COMO CRIAR PORCENTAGEM PREVISTA NO MICROSOFT PROJECT

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